Вступ до бухгалтерських інформаційних систем (AIS)
Бухгалтерська інформаційна система (АІС) представляє собою структуру, що бізнес використовує для збору, зберігання, управління, обробки, отримання та повідомити про своїх фінансових даних, тому він може бути використаний бухгалтерів, консультантів, бізнес – аналітиків, менеджерів, фінансових директорів (фінансових директорів ), аудитори, регулятори та податкові органи.
Спеціально навчені бухгалтери поглиблено співпрацюють з AIS, щоб забезпечити найвищий рівень точності фінансових операцій та ведення бухгалтерського обліку, а також зробити фінансові дані легко доступними для тих, хто законно потребує доступу до них – і все це, зберігаючи дані в цілості та безпеці.
Ключові винос
- Система бухгалтерської інформації (АІС) використовується компаніями для збору, зберігання, управління, обробки, отримання та подання фінансових даних.
- AIS можуть використовувати бухгалтери, консультанти, бізнес-аналітики, менеджери, фінансові директори, аудитори та регулятори.
- AIS допомагає різним підрозділам компанії співпрацювати.
- Ефективний AIS використовує апаратне та програмне забезпечення для ефективного зберігання та отримання даних.
- Внутрішній та зовнішній контроль AIS є критично важливими для захисту конфіденційних даних компанії.
Розуміння бухгалтерських інформаційних систем (AIS)
Інформаційна система бухгалтерського обліку – це спосіб відстеження всієї бухгалтерської та господарської діяльності компанії. Інформаційні системи бухгалтерського обліку зазвичай складаються з шести основних компонентів: людей, процедур та інструкцій, даних, програмного забезпечення, інфраструктури інформаційних технологій та внутрішнього контролю. Нижче представлена детальна розбивка кожного компонента.
1. AIS Люди
Люди в АІС є користувачами системи. AIS допомагає різним підрозділам компанії співпрацювати. До професіоналів, яким може знадобитися використовувати АІС організації, належать:
- Бухгалтери
- Консультанти
- Бізнес-аналітики
- Менеджери
- Головний фінансовий директор
- Аудитори
Наприклад, керівництво може встановити цілі продажів, для яких персонал потім може замовити відповідну кількість товарно-матеріальних цінностей. Наказ про проведення інвентаризації повідомляє бухгалтерію про нову заборгованість. Коли продажі здійснюються у бізнесі, люди та відділи, що беруть участь у процесі продажів, можуть включати таке:
- Продавці вводять замовлення клієнтів в AIS.
- Облік рахунків або надсилає рахунок клієнту.
- Склад збирає замовлення.
- Відділ відправлення відправляє замовлення замовнику.
- Бухгалтерія отримує повідомлення про нову дебіторську заборгованість, яка є IOU від замовника, яка зазвичай сплачується протягом 30, 60 або 90 днів.
- Відділ обслуговування споживачів відстежує замовлення та відправлення клієнтів.
- Керівництво використовує AIS для створення звітів про продажі та аналізу витрат, що може включати витрати на запаси, доставку та виробництво.
Завдяки добре розробленому AIS кожен в організації може отримати доступ до однієї системи та отримати ту саму інформацію. AIS також спрощує процес передачі інформації людям, що не входять до організації, коли це необхідно.
Наприклад, консультанти можуть використовувати інформацію в АІС для аналізу ефективності цінової структури компанії, переглядаючи дані про витрати, дані про продажі та дохід.Також аудитори можуть використовувати дані для оцінки внутрішнього контролю компанії, фінансового стану та відповідності таким нормативним актам, як Закон Сарбейнса-Окслі (SOX).
AIS повинен бути розроблений з урахуванням потреб людей, які будуть ним користуватися. Система також повинна бути простою у використанні та повинна вдосконалюватися, а не перешкоджати ефективності.
2. Процедури та інструкції
Процедура та інструкції AIS – це методи, які вона використовує для збору, зберігання, отримання та обробки даних. Ці методи є як ручними, так і автоматизованими. Дані можуть надходити як із внутрішніх джерел (наприклад, працівників), так і із зовнішніх джерел (наприклад, онлайн-замовлення клієнтів). Процедури та інструкції будуть закодовані в програмне забезпечення AIS. Однак процедури та інструкції також повинні бути “закодовані” для працівників за допомогою документації та навчання. Процедури та інструкції повинні дотримуватися послідовно, щоб бути ефективними.
3. Дані AIS
AIS повинен мати структуру бази даних для зберігання інформації, наприклад, структурованої мови запитів (SQL), яка є комп’ютерною мовою, яка зазвичай використовується для баз даних. SQL дозволяє маніпулювати даними, що знаходяться в AIS, і отримувати їх для цілей звітування. AIS також потребуватимуть різні екрани введення для різних типів користувачів системи та введення даних, а також різні формати виводу для задоволення потреб різних користувачів та різних типів інформації.
Дані, що містяться в АІС, – це вся фінансова інформація, що стосується ділової практики організації. Будь-які ділові дані, що впливають на фінанси компанії, повинні надходити до AIS.
Тип даних, включених до AIS, залежить від характеру бізнесу, але він може складатися з наступного:
- Замовлення на продаж
- Виписки з рахунків клієнтів
- Звіти про аналіз продажів
- Заявки на закупівлю
- Рахунки постачальника
- Перевірка реєстрів
- Головна книга
- Дані інвентаризації
- Інформація про заробітну плату
- Хронометраж
- Податкова інформація
Дані можуть бути використані для складання бухгалтерської звітності та фінансової звітності, включаючи старіння дебіторської заборгованості, графіки амортизації або амортизації, пробний баланс та звіт про прибутки та збитки. Надання всіх цих даних в одному місці – в АІС – полегшує ведення діловодства, звітування, аналіз, аудит та прийняття рішень. Щоб дані були корисними, вони повинні бути повними, точними та відповідними.
З іншого боку, приклади даних, які не надходять до АІС, включають пам’ятки, листування, презентації та посібники. Ці документи можуть мати дотичне відношення до фінансів компанії, але, за винятком стандартних виносок, вони насправді не є частиною ведення фінансових записів компанії.
4. Програмне забезпечення AIS
Програмний компонент АІС – це комп’ютерні програми, що використовуються для зберігання, отримання, обробки та аналізу фінансових даних компанії.До того як існували комп’ютери, AIS була ручною паперовою системою, але сьогодні більшість компаній використовують комп’ютерне програмне забезпечення як основу AIS.Малі підприємства можуть використовувати Quickbook Intuit або Sage’s Sage 50 Accounting, але є й інші.2 Малий та середній бізнес можуть використовувати SAP Business One. Середній та великий бізнес можуть використовувати Microsoft Dynamics GP, Sage Group MAS 90 або MAS 200, Oracle PeopleSoft або Epicor Financial Management.567
Якість, надійність та безпека є ключовими компонентами ефективного програмного забезпечення AIS. Менеджери покладаються на інформацію, яку вона видає, для прийняття рішень для компанії, і їм потрібна високоякісна інформація для прийняття обґрунтованих рішень.
Програми AIS можна налаштувати відповідно до унікальних потреб різних типів бізнесу. Якщо існуюча програма не відповідає потребам компанії, програмне забезпечення також може бути розроблено власноруч із значним вкладом кінцевих споживачів або може бути розроблено сторонньою компанією спеціально для організації. Система може бути передана навіть у спеціалізовану компанію.
Для публічно торгуваних компаній, незалежно від того, яку програмну програму та варіанти налаштування бізнес обирає, правила Сарбейнса-Окслі певною мірою визначатимуть структуру AIS.Це пов’язано з тим, що нормативні акти SOX встановлюють процедури внутрішнього контролю та аудиту, яким повинні відповідати державні компанії.
5. ІТ-інфраструктура
Інфраструктура інформаційних технологій – це просто вигадана назва обладнання, що використовується для роботи з інформаційною системою бухгалтерського обліку. Більшість із цих апаратних засобів, які все одно мали б мати комерційні компанії, можуть містити наступне:
- Комп’ютери
- Мобільні пристрої
- Сервери
- Принтери
- Захисні перенапруги
- Маршрутизатори
- Носій інформації
- Резервне джерело живлення