Кредиторська заборгованість (AP)

Що таке кредиторська заборгованість (AP)?

Кредиторська заборгованість (ПЗ) – це рахунок у головній книзі, який представляє зобов’язання компанії погасити короткостроковий борг перед кредиторами або постачальниками. Інше поширене вживання “AP” відноситься до бізнес-підрозділу або підрозділу, який відповідає за здійснення платежів, заборгованих компанією постачальникам та іншим кредиторам.

Розуміння кредиторської заборгованості

Загальний залишок кредиторської заборгованості (ПД) компанії в певний момент часу з’явиться на її балансі  в розділі поточних зобов’язань. Кредиторська заборгованість – це борги, які необхідно погасити протягом певного періоду, щоб уникнути дефолту. На корпоративному рівні AP стосується короткострокових виплат заборгованості за рахунок постачальників. Кредиторська заборгованість – це, по суті, короткостроковий IOU від одного бізнесу до іншого бізнесу чи організації. Інша сторона зафіксувала б операцію як збільшення своєї дебіторської заборгованості на ту саму суму.

Кредиторська заборгованість (АП) є важливою фігурою в балансі компанії. Якщо AP збільшується за попередній період, це означає, що компанія купує більше товарів або послуг у кредит, а не платить готівкою. Якщо AP компанії зменшується, це означає, що компанія виплачує борги за попередній період швидше, ніж купує нові предмети в кредит. Управління кредиторською заборгованістю має вирішальне значення в управлінні грошовими потоками бізнесу.

При використанні непрямого методу для складання звіту про рух грошових коштів чисте збільшення або зменшення ПД за попередній період відображається у верхньому розділі ” Грошовий потік від операційної діяльності”. Керівництво може використовувати AP для певної маніпуляції з грошовими потоками компанії. Наприклад, якщо керівництво хоче збільшити резерви грошових коштів на певний період, вони можуть продовжити час, необхідний бізнесу для сплати всіх непогашених рахунків в AP. Однак, ця гнучкість платити пізніше повинна бути зважена з урахуванням постійних відносин, які компанія має зі своїми постачальниками. Завжди є хорошою діловою практикою платити за рахунками до закінчення строків.

Запис кредиторської заборгованості

Належне ведення бухгалтерського обліку подвійних записів вимагає, щоб завжди були приписані дебет і кредит для всіх записів, внесених до головної книги. Для обліку кредиторської заборгованості бухгалтер  зараховує кредиторську заборгованість при отриманні рахунку чи рахунку-фактури. Залік дебету для цього запису зазвичай здійснюється на рахунок витрат на товар або послугу, придбану в кредит. Дебет також може бути з рахунку активів, якщо придбаний предмет був капіталізованим активом. Коли рахунок оплачений, бухгалтер списує кредиторську заборгованість, щоб зменшити залишок зобов’язань. Компенсаційний кредит здійснюється на касовий рахунок, що також зменшує залишок готівки.

Наприклад, уявіть, що компанія отримує рахунок-фактуру в 500 доларів на канцелярські товари. Коли відділ AP отримує рахунок-фактуру, він фіксує кредит у розмірі 500 доларів США в кредиторській заборгованості та 500 доларів США за рахунок дебіторських витрат. На даний момент дебет у розмірі витрат на постачання офісу в розмірі 500 доларів переходить у звіт про прибутки та збитки, тому компанія зафіксувала операцію купівлі-продажу, навіть незважаючи на те, що готівка не виплачена. Це відповідає вимогам бухгалтерського обліку за принципом нарахування, де витрати визнаються у разі їх виникнення, а не коли грошові кошти змінюються. Потім компанія сплачує рахунок, і бухгалтер вносить кредит у розмірі 500 доларів на касовий рахунок та дебет у 500 доларів на кредиторську заборгованість.

Компанія може мати багато відкритих платежів за рахунок продавців одночасно. Усі непогашені виплати постачальникам відображаються у кредиторській заборгованості. Як результат, якщо хтось подивиться на залишок кредиторської заборгованості, він побачить загальну суму, яку бізнес заборгував усім своїм постачальникам та короткостроковим кредиторам. Ця загальна сума відображається на балансі. Наприклад, якби вищезгаданий бізнес також отримав рахунок-фактуру на послуги по догляду за газонами в розмірі 50 доларів, загальна кількість обох записів у кредиторській заборгованості дорівнювала б 550 доларам до того, як компанія сплатить цю заборгованість.

Кредиторська заборгованість проти торгової заборгованості

Хоча деякі люди використовують фрази “кредиторська заборгованість” та “кредиторська заборгованість” як взаємозамінні, фрази стосуються подібних, але дещо інших ситуацій. Торгова заборгованість – це гроші, які компанія заборгувала своїм продавцям за товари, пов’язані з запасами, наприклад, товари для бізнесу чи матеріали, що є частиною запасів. Кредиторська заборгованість включає всі короткострокові борги або зобов’язання компанії.

Наприклад, якщо ресторан заборгував гроші компанії з виробництва продуктів харчування та напоїв, ці предмети є частиною товарних запасів, а отже, частиною його торгової заборгованості. Тим часом зобов’язання перед іншими компаніями, наприклад, компанією, яка займається прибиранням форми персоналу ресторану, потрапляє до категорії кредиторської заборгованості. Обидві ці категорії підпадають під ширшу категорію кредиторської заборгованості, і багато компаній поєднують обидві під терміном кредиторська заборгованість.

Кредиторська заборгованість проти дебіторської заборгованості

Дебіторська та кредиторська заборгованість по суті протилежні. Кредиторська заборгованість – це гроші, які компанія винна своїм продавцям, тоді як дебіторська заборгованість – це гроші, які заборгували компанії, як правило, клієнти. Коли одна компанія здійснює операції з іншою в кредит, одна фіксує запис до кредиторської заборгованості за своїми книгами, тоді як інша записує запис до дебіторської заборгованості.

Питання що часто задаються