Податкові зобов’язання малого бізнесу: Податки з заробітної плати

Одне з питань, з яким доводиться боротися власникам малого бізнесу, полягає в тому, щоб не відставати від багатьох зобов’язань щодо місцевих, штатних та федеральних податків. Хоча більшість власників підприємств наймають бухгалтера або податкового спеціаліста для вирішення податкових питань, розуміння податкової системи є важливим для тих, хто несе остаточну відповідальність за виконання всіх податкових зобов’язань. Ця стаття буде зосереджена на зобов’язаннях власника бізнесу щодо податків із заробітної плати.

Зобов’язання з оподаткування заробітної плати

Будь-яка компанія з працівниками зобов’язана утримувати податки з заробітної плати із зарплати працівників та сплачувати відповідні федеральні, штатні та місцеві податки.Податки, які зазвичай утримуються із зарплат працівників, включають FICA (податки на медичну допомогу та соціальне страхування ) та федеральний, штат та місцеві податки на прибуток, якщо це можливо.

Інші зобов’язання щодо утримання включають FUTA (Федеральний закон про податок на безробіття), а в таких штатах, як Каліфорнія, Гаваї, Нью-Джерсі, Нью-Йорк та Род-Айленд, податки на страхування від непрацездатності. Несплата податків або пропущення платежу може спричинити великі штрафи та штрафи, тому важливо розрахувати суму податку з заробітної плати та сплатити їх вчасно.

Якщо власник малого бізнесу не має сторонніх співробітників, але зареєстрований, вищезазначені правила застосовуються і до зарплат власника, оскільки вони, по суті, є єдиним працівником корпорації. Якщо бізнес не зареєстрований і немає найманих працівників, власнику потрібно буде сплачувати розрахункові податки з доходу від самозайнятості кожного кварталу.

Розрахунок податків з заробітної плати

Існує три кроки для розрахунку податку на заробітну плату:

  1. Визначте працівників, що підлягають оподаткуванню
  2. Визначте оподатковувану заробітну плату
  3. Обчисліть суми утримання

Працівники, що підлягають оподаткуванню

Працівники можуть бути працівниками або незалежними підрядниками. Працівники розглядаються як оподатковувані працівники, що підлягають оподаткуванню заробітної плати, тоді як незалежні підрядники несуть відповідальність за сплату власних податків. Зазвичай працівники вважаються працівниками, якщо ви маєте право керувати і контролювати спосіб їх роботи, а не лише результати роботи.

Однак межі між незалежними підрядниками та працівниками не завжди є чіткими. Для того, щоб допомогти власникам підприємств визначити, які працівники є працівниками, що підлягають оподаткуванню, Служба внутрішніх доходів (IRS) має загальноправові норми, які включають поведінкові, фінансові та тести відносин :

Поведінковий тест

Працівник – це працівник, коли роботодавець має право направляти та контролювати працівника. Роботодавець не повинен фактично керувати або контролювати працівника, але має право це робити.

Фінансовий тест

Цей тест розглядає ступінь контролю роботодавця над фінансовими аспектами роботи. У деяких професіях значний контроль над приладдям, що використовується для роботи, підтримує статус працівника як незалежного підрядника.

Одним із певних способів відрізнити незалежного підрядника від працівника є доступність послуг. Незалежний підрядник не пов’язаний з однією компанією і може рекламувати послуги; працівник не може рекламувати послуги, якщо він не працює поза компанією як незалежний підрядник.

Тест відносин

Цей тест стосується способу сприйняття роботодавцем та працівником своїх стосунків. Якщо стосунки роботодавця та працівника триватимуть до кінця конкретного проекту або протягом певного періоду часу, то працівник є незалежним підрядником. З іншого боку, якщо відносини не мають або мають меж, працівник є працівником, що підлягає оподаткуванню.

Оподатковувана заробітна плата

Оподатковувана заробітна плата є компенсацією за надані послуги і може включати заробітну плату, премії або подарунки.Деякі форми компенсації, такі як відшкодування витрат на підприємництво за проїзд чи харчування, не кваліфікуються як платня, що підлягає оподаткуванню.Щоб витрати були неоподатковуваними, працівники повинні перевірити їх за допомогою квитанцій або звітів про витрати.Вони також повинні бути необхідними, розумними та пов’язаними з бізнесом.

Розрахунок утримання

Після того, як ви з’ясуєте, які працівники кваліфікуються як працівники, що підлягають оподаткуванню, а яка – заробітна плата, що оподатковується, наступним кроком є ​​з’ясування суми, яку ви повинні утримати для федеральних, штатних та місцевих податків, а також FICA та FUTA.

Федеральні податки

Кожна зарплата повинна утримувати федеральний податок на прибуток протягом відповідного періоду. Податкова служба має два набори податкових таблиць, за допомогою яких роботодавці можуть розраховувати суми утримання: таблиці з рівня заробітної плати та таблиці відсотків.

Таблиці рівня заробітної плати розділені на п’ять різних періодів нарахування заробітної плати (щодня, щотижня, раз на два тижні, півмісяця та щомісяця). Щоб визначити суми утримання, роботодавці обирають відповідний період заробітної плати та розмір заробітної плати для працівників, а потім читають таблицю до стовпця, що відображає кількість заявлених звільнень.

Таблиці відсотків доступні для восьми періодів нарахування заробітної плати (щодня, щотижня, раз на два тижні, півмісяця, щомісяця, щокварталу, півроку та щороку) та розділені за сімейним станом. Роботодавці починають із зменшення заробітної плати на суму заявлених звільнень. Далі вони використовують таблицю, що відповідає сімейному стану працівника, і шукають суму утримання, виходячи з рівня заробітної плати.

Як власник бізнесу ви несете відповідальність за вивчення двох наборів таблиць та визначення того, який з них підходить для вашого бізнесу.Таблиці відсотків є більш всеохоплюючими з точки зору періодів нарахування заробітної плати, тому, якщо ви перебуваєте в ситуації, коли різним працівникам виплачують заробітну плату в різні періоди нарахування заробітної плати, тоді таблиця відсотків повинна бути таблицею вибору.Наприклад, якщо вашим працівникам щоквартально виплачують зарплату, таблиці відсотків будуть більш доречними, ніж таблиці з оплатою праці.Щоб отримати ці таблиці, зателефонуйте до IRS або перейдіть заадресою http://www.irs.gov/ та попросіть публікації 15 та 15-A.

Державні податки

Більшість штатів використовують таблиці, подібні до федеральних податкових таблиць, і ви можете отримати їх, перейшовши до розділу податків на веб-сайті вашого штату або зв’язавшись з Адміністрацією малого бізнесу. Вам не потрібно утримувати державні податки в юрисдикціях, які не встановлюють державних податків на прибуток, таких як Аляска, Флорида, валової заробітної плати, наприклад, Пенсільванія.

FI CA

Федеральний закон Страхових внесків (FICA) є федеральним законом, який вимагає від роботодавців утримувати соціальні та медичне страхування податків із заробітною платою працівників. Він також вимагає від роботодавця та працівника сплатити половину податку FICA.

Соціальне забезпечення і Medicare податки накладаються як на працівника за фіксованою ставкою 6,2% на соціальне забезпечення і 1,45% для Medicare і роботодавець єдиної ставки в розмірі 6,2% і 1,45%, відповідно, створюючи комбіновану FICA ставок податку на 15,3% (12,4% на соціальне забезпечення та 2,9% на Medicare). Самозайняті особи несуть відповідальність за сплату всього податку в розмірі 15,3%.

На відміну від федеральних та державних податків, на податки FICA не впливає кількість звільнень від утримання, про які вимагає працівник. Ви просто помножуєте валову виплату заробітної плати працівнику на відповідну ставку податку, щоб визначити, скільки ви повинні утримати і скільки ви повинні заплатити як роботодавець.

У 2021 році податок на соціальне страхування застосовується лише до перших 142 800 доларів США доходу, який також називають базою заробітної плати соціального страхування.  База заробітної плати щороку коригується з урахуванням інфляції. Податок Medicare не має обмеження доходу.

ФУТА

Податки з безробіття (FUTA) – це податки, сплачувані виключно роботодавцем. Ви повинні сплатити податки з безробіття, якщо застосовується будь-яке з наведеного нижче:

а) Ви платите зарплату на загальну суму щонайменше 1500 доларів за квартал; б) у вас є щонайменше один працівник у будь-який день протягом 20 тижнів календарного року, незалежно від того, чи є тижні послідовними

Ставка податку FUTA становить 6,0% на 2020 рік, і вона встановлюється на перші 7000 доларів заробітної плати за кожного працівника.Тим не менш, ви можете вимагати кредити за вашим валовим податком FUTA для відображення державних податків на безробіття, які ви сплачуєте.Якщо ви сплачуєте державні податки з безробіття в термін їх сплати, ви можете вимагати кредит у розмірі 5,4%, що фактично знижує ставку податку FUTA до 0,6%.

Об’єднати все це разом

Розрахунок податків з заробітної плати може бути дуже складним, і важливо своєчасно надсилати платежі, щоб уникнути штрафних санкцій та веб-сайту IRS.

Податки FUTA, як правило, сплачуються щокварталу, а податки на прибуток та FICA сплачуються півмісяця або щомісяця. Податкова служба в кінці кожного року зазвичай надсилає власникам підприємств повідомлення із зазначенням того, який метод використовувати на наступний рік.

Загалом, веб-сайт http://www.irs.gov/ або зателефонуйте в службу прямої телефонної довідки IRS для підприємств за номером 1-800-829-4933.