Касова книга

Що таке касова книга

Касова книга – це фінансовий журнал, який містить усі надходження та виплати готівки, включаючи банківські депозити та зняття коштів. Потім записи в касовій книзі проводяться до головної книги.

Як працює касова книга

Касова книга створюється як допоміжне підприємство до головної книги, в якому всі касові операції, здійснені протягом облікового періоду, реєструються в хронологічному порядку. Більші організації, як правило, ділять касову книгу на дві частини: журнал виплат готівки, в якому фіксуються всі виплати готівки, та журнал надходжень готівки, де фіксується вся готівка, що надійшла в бізнес.

Журнал виплат готівки містив би такі статті, як виплати продавцям для зменшення кредиторської заборгованості, а журнал надходжень готівки містив би такі статті, як платежі, здійснені клієнтами за непогашеною дебіторською заборгованістю або продажі готівки.

Основною метою касової книги є ефективне управління готівкою, де легко визначити залишки грошових коштів у будь-який момент часу, що дозволяє менеджерам та бухгалтерам компаній ефективно бюджетувати свої готівкові кошти, коли це необхідно. Також набагато швидше отримати доступ до інформації про готівку в касовій книзі, ніж шляхом відстеження готівки через реєстр.

Касова книга проти касового рахунку

Касова книга та касовий рахунок дещо відрізняються. Касова книга – це окрема книга, в якій реєструються касові операції, тоді як касовий рахунок – це рахунок у головній книзі. Касова книга служить як для журналу, так і для книги, тоді як касовий рахунок структурований як книга. Деталі або розповіді про джерело або використання коштів вимагаються в касовій книзі, але не в касовому рахунку.

Існує безліч причин, чому бізнес може реєструвати операції за допомогою касової книги замість касового рахунку. Щоденний залишок готівки легко отримати та визначити. Помилки можна легко виявити шляхом перевірки, а записи регулярно оновлюються, оскільки баланс перевіряється щодня. На касових рахунках залишки зазвичай узгоджуються в кінці місяця після видання щомісячного виписки з банку.

Запис у касовій книзі

Усі операції в касовій книзі мають дві сторони: дебетову та кредитну. Усі надходження готівки реєструються зліва як дебет, а всі платежі готівкою – за датою, праворуч – як кредит. Різниця між лівою та правою сторонами показує залишок готівки в касі, який повинен бути чистим дебетовим залишком, якщо грошовий потік позитивний.

Касова книга складається в стовпцях. Існує три поширені версії касової книги: одна колонка, подвійна колонка та потрійна колонка. В одноколонній касовій книзі відображаються лише надходження та виплати готівки. У подвійній колонці касової книги відображаються надходження та платежі готівки, а також деталі про банківські операції. У касовій книзі з трьома стовпцями відображається все вищезазначене, а також інформація про знижки на покупку чи продаж.

Типова однокалонкова касова книга матиме заголовки стовпців: дату, опис, посилання (або номер фоліо ) та суму. Ці заголовки присутні як на лівій стороні, що показує квитанції, так і на правій, де відображаються платежі. Стовпець дати – це дата транзакції.

Оскільки касова книга постійно оновлюється, вона здійснюватиметься в хронологічному порядку за операціями. У стовпці з описом бухгалтер пише короткий опис або опис операції. У стовпці аркуша довідки або книги бухгалтер вводить номер рахунку для відповідного рахунку головної книги. Сума операції фіксується у заключній колонці.