Цикл виставлення рахунків
Що таке виставлення рахунків?
Циклічне виставлення рахунків – це практика виставлення рахунків різним клієнтам на основі графіку, а не виставлення рахунків за всі рахунки одночасно за одну дату. Звіти готуються та розсилаються з різними інтервалами, розподіляючи навантаження компанії та полегшуючи їй відстеження того, кому виставлено рахунок.
Ключові винос
- Цикл виставлення рахунків – це стиль управління рахунками, який дозволяє компаніям виставляти рахунки клієнтам у різні дні місяця, а не в один день.
- Практика дозволяє компанії готувати та розповсюджувати виписки в різні дні, натомість переповненість рахунків-фактур, які потрібно надсилати одночасно.
- Циклові рахунки дозволяють компаніям створювати індивідуальний графік, що дозволяє легше відстежувати, яким клієнтам виставляли рахунки, платили чи не платили.
- Стратегії включають виставлення рахунків на перші найбільші суми, потім наступні найбільші тощо; виставлення рахунків за алфавітом; або виставлення рахунків на основі дня місяця, в якому був відкритий рахунок клієнта, або клієнт вирішив виставити рахунок.
- Тривалість циклів виставлення рахунків може варіюватися від клієнта до клієнта, залежно від того, який грошовий потік потрібен компанії та кредитоспроможність клієнта.
Як працює цикл виставлення рахунків
Циклічне виставлення рахунків – це стратегія виставлення рахунків, яка передбачає виставлення рахунків для певного відсотка клієнтів щодня, на відміну від виставлення рахунків всім разом, можливо, наприкінці місяця.
Компанії, які застосовують цю техніку, можуть робити це різними способами. Методи включають відправлення рахунків-фактур на найбільші суми непогашених платежів першого числа кожного місяця, а потім меншу суму виставлення рахунків другого числа кожного місяця або пізніше. Клієнтам також може виставлятися рахунок відповідно до алфавітного порядку, дня місяця відкриття рахунку або дати, яку клієнт обрав для виставлення рахунку під час створення рахунку.
Дата початку циклу може залежати від типу пропонованої послуги та потреб клієнта. Наприклад, постачальник кабельного телебачення може встановити для клієнта платіжний цикл, щоб він відповідав тому, коли цей клієнт розпочав обслуговування.
Циклічне виставлення рахунків відрізняється від загальноприйнятої практики виписки всіх рахунків-фактур в одну і ту ж дату. Одноденна оплата зазвичай використовується підприємствами, які мають спільний термін надання послуг або оренди. Наприклад, житловий комплекс може надіслати рахунок за оренду першого числа кожного місяця, незалежно від того, коли орендарі підписували свою індивідуальну оренду.
Короткий огляд
За допомогою циклічного виставлення рахунків компанія може виставляти рахунки кілька днів або кожен день місяця або протягом більш тривалого періоду.
Переваги та недоліки циклу виставлення рахунків
Циклічне виставлення рахунків дозволяє постачальнику зменшити обсяги виставлених рахунків, які повинні бути виконані в будь-який день, розробити індивідуальний графік та легше відстежувати, яким клієнтам ще не виставлено рахунки. Прийняття цієї конкретної моделі може призвести до зменшення витрат на продаж, загальних та адміністративних витрат (ПЗА), оскільки відстеження кількості вихідних рахунків-фактур стає спрощеним та менш схильним до помилок.
З іншого боку, методика виставлення рахунків може негативно позначитися на грошових потоках, оскільки деякі рахунки-фактури можуть затримуватися на кілька днів після того, як вони зазвичай видаються. Крім того, менший постачальник, який намагається відслідковувати рахунки-фактури та заборгованість за гроші, може виявитись пригніченим тим, що йому потрібно встигати за різними виписками, що відповідають різним дням.
Особливі міркування
Підприємства, які використовують тарифікацію циклів, можуть встановлювати різну тривалість фактурних циклів. Постачальники можуть скоротити або подовжити проміжок часу між виставленням рахунків для управління грошовими потоками або для пристосування до зміни кредитоспроможності клієнта.
Наприклад, оптовому продавцю мережі супермаркетів може знадобитися прискорити отримання грошових потоків, оскільки компанія, у якої вона бере в оренду вантажівки з доставкою, посилила свій платіжний цикл. Інший приклад – ситуація, коли оптовий торговець споживчими електронними товарами має запізнюється клієнта роздрібної мережі. Оскільки цей рахунок є більш ризикованим, оптовий торговець може вирішити скоротити платіжний цикл з чотирьох тижнів до трьох тижнів.
Цикл виставлення рахунків може також подовжуватися на місяць, наприклад, якщо великий корпоративний клієнт вимагає 45-денний розрахунок за певні послуги. Якщо кредитоспроможність цього клієнта є надійною, постачальник може погодитися на більш тривалий цикл.