Фінансова енциклопедія

Управління запасами

Що таке управління запасами?

Управління запасами відноситься до процесу впорядкування, зберігання та використання товарних запасів компанії. Сюди входить управління сировиною, компонентами та готовою продукцією, а також складування та переробка таких предметів.

Для компаній зі складними ланцюгами поставок та виробничих процесів збалансування ризиків запасів та дефіциту запасів є особливо складним. Для досягнення цих залишків фірми розробили два основних методи управління запасами: точно вчасно (JIT) та планування потреб у матеріалах (MRP).

Короткий огляд

Деякі фірми, такі як фірми фінансових послуг, не мають матеріальних запасів, тому повинні покладатися на управління процесом обслуговування.

Як працює управління запасами

Товарні запаси компанії є одним з найцінніших активів. У роздрібній торгівлі, виробництві, харчуванні та інших галузях, що вимагають великих запасів, основні напрямки діяльності компанії – це готові продукти. Дефіцит запасів, коли і де це потрібно, може бути надзвичайно згубним.

У той же час запаси можна сприймати як зобов’язання (якщо не в бухгалтерському сенсі). Великий запас несе ризик псування, крадіжки, пошкодження або зміни попиту. Інвентар повинен бути застрахований, і якщо він не буде проданий вчасно, можливо, його доведеться утилізувати за розмитними цінами – або просто знищити.

З цих причин управління запасами є важливим для підприємств будь-якого розміру. Знання, коли слід поповнити запаси, яку суму придбати чи виготовити, яку ціну заплатити, а також планування ресурсів підприємств (ERP). Найбільші корпорації використовують спеціально налаштоване програмне забезпечення як послугу (SaaS).

Відповідні стратегії управління запасами різняться залежно від галузі. Нафтобаза здатна зберігати великі обсяги запасів протягом тривалих періодів часу, дозволяючи їй чекати, поки попит зросте. Хоча зберігання нафти є дорогим і ризикованим – пожежа у Великобританії в 2005 році призвела до збитків і штрафу на мільйони фунтів, – немає ризику, що інвентар зіпсується або вийде з моди. Для підприємств, що торгують швидкопсувними товарами або продуктами, попит на які надзвичайно чутливий до часу – наприклад, календарі 2019 року або предмети швидкого моди – сидіти на товарно-матеріальних цінностях не можна, і неправильне визначення термінів або кількості замовлень може коштувати дорого.

Ключові винос

  • Управління запасами відноситься до процесу впорядкування, зберігання та використання товарних запасів компанії. Сюди входить управління сировиною, компонентами та готовою продукцією, а також складування та переробка таких предметів.
  • Для компаній зі складними ланцюгами поставок та виробничих процесів збалансування ризиків запасів та дефіциту запасів є особливо складним.
  • Для досягнення цих залишків фірми розробили два основних методи управління запасами: точно вчасно (JIT) та планування потреб у матеріалах (MRP).

Облік запасів

Запаси представляють  оборотний актив,  оскільки компанія, як правило, має намір продати свою готову продукцію за короткий проміжок часу, як правило, за рік. Інвентаризація повинна бути фізично підрахована або виміряна перед тим, як потрапити на баланс. Компанії, як правило, підтримують складні перший у першому» (FIFO); калькуляція витрат « останній у першому» (LIFO); або середньозважена собівартість.

Інвентарний рахунок зазвичай складається з чотирьох окремих категорій: 

  1. Сирі матеріали
  2. Робота в процесі
  3. Готові вироби
  4. Товар

Сировина являє собою різні матеріали, які компанія купує для свого виробничого процесу. Ці матеріали повинні пройти значну роботу, перш ніж компанія зможе перетворити їх на готовий товар, готовий до продажу.

Незавершене виробництво являє собою сировину, яка перетворюється на готовий продукт. Готова продукція – це готові товари, які легко доступні для продажу клієнтам компанії. Товар являє собою готову продукцію, яку компанія купує у постачальника для подальшого перепродажу.

Методи управління запасами

Залежно від типу бізнесу або продукту, що аналізується, компанія буде використовувати різні методи управління запасами. Деякі з цих методів управління включають виготовлення вчасно (JIT), планування потреб у матеріалах (MRP), економічну кількість замовлень (EOQ) та денні продажі запасів (DSI).

Своєчасне управління

Виробництво «вчасно» (JIT) виникло в Японії в 1960–1970-х роках. Toyota Motor (TM ) найбільше сприяла його розвитку.  Метод дозволяє компаніям економити значні суми грошей та зменшувати відходи, зберігаючи лише запас, необхідний для виробництва та продажу продукції. Такий підхід зменшує витрати на зберігання та страхування, а також витрати на ліквідацію або викидання зайвих запасів.

Управління запасами JIT може бути ризикованим. Якщо попит несподівано зросте, виробник може не мати змоги забезпечити запас, необхідний йому для задоволення цього попиту, завдаючи шкоди своїй репутації серед споживачів та рухаючи бізнес до конкурентів. Навіть найменші затримки можуть бути проблематичними; якщо ключові дані не надходять “вчасно”, може виникнути вузьке місце.

Планування вимог до матеріалів

Планування потреб в матеріалах (MRP)  метод управління запасами продажу-прогноз залежить, а це означає, що виробники повинні мати точні звіти про продажах, щоб забезпечити точне планування потреб інвентаризації та повідомляти про ці потреби з постачальниками матеріалів своєчасно. Наприклад, виробник лиж, що використовує систему інвентаризації MRP, може забезпечити наявність таких матеріалів, як пластик, склопластик, дерево та алюміній, на основі прогнозованих замовлень. Неможливість точного прогнозування продажів та планування придбання запасів призводить до нездатності виробника виконувати замовлення.

Кількість економічного замовлення

Модель економічного замовлення (EOQ) використовується в управлінні запасами шляхом обчислення кількості одиниць, які компанія повинна додати до своїх запасів з кожним партійним замовленням, щоб зменшити загальні витрати на свої запаси, припускаючи постійний споживчий попит. Витрати запасів у моделі включають витрати на утримання та налаштування.

Модель EOQ прагне забезпечити замовлення потрібної кількості запасів на партію, тому компанії не доводиться робити замовлення занадто часто і не буває надлишку запасів під рукою. Він передбачає, що існує компроміс між витратами на утримання запасів та витратами на встановлення запасів, а загальні витрати з запасів мінімізуються, коли мінімізуються як витрати на встановлення, так і витрати на утримання.

Днів продажу запасів

Дні продажів товарних запасів (DSI) – це фінансовий коефіцієнт, який вказує середній час у днях, який витрачає компанія, щоб перетворити свої товарні запаси, включаючи незавершені товари, у продажі.

DSI також відомий як середній вік запасів, дні залишків запасів (DIO), дні в запасах (DII), дні продажів  в  запасах або дні запасів і трактуються по-різному. Показуючи ліквідність запасів, цифра відображає, скільки днів триватиме поточний запас компанії. Як правило, кращий нижчий DSI, оскільки він вказує на меншу тривалість очищення запасів, хоча середній DSI варіюється в залежності від галузі.

Якісний аналіз запасів

Існують інші методи аналізу товарно-матеріальних цінностей.Якщо компанія часто переключає свій метод обліку запасів без розумного обґрунтування, швидше за все, керівництво намагається скласти яскравішу картину свого бізнесу, ніж справжня. SEC вимагає, щоб державні компанії розкривали  резерв LIFO,  який може робити запаси за LIFO вартістю, порівнянною з вартістю FIFO.

Часті списання запасів можуть свідчити про проблеми компанії з продажем готової продукції чи застарілістю запасів. Це також може підняти червоні прапори завдяки здатності компанії залишатися конкурентоспроможною та виробляти продукцію, яка сподобається споживачам.