Віртуальний офіс
Що таке віртуальний офіс?
Віртуальний офіс надає компаніям фізичну адресу та послуги, пов’язані з офісом, без накладних витрат на тривалу оренду та адміністративного персоналу. Завдяки віртуальному офісу співробітники можуть працювати з будь-якого місця, але все одно мають такі речі, як поштова адреса, служби автовідповідачів, кімнати для переговорів та відеоконференції.
Як працюють віртуальні офіси
Віртуальні офіси працюють як єдине ціле для обслуговування клієнтів, але не існують у фіксованому місці. Цей тип налаштування особливо популярний серед стартапів та малого бізнесу, які хочуть мінімізувати накладні витрати. Створення веб-програмного забезпечення та послуг для підвищення офісної продуктивності, таких як відеоконференції, сприяло зростанню віртуальних офісів.
Ключові винос
- Віртуальний офіс – це компанія, яка працює як одне ціле та має фізичну поштову адресу, але не існує в одному конкретному місці.
- Розвиток таких інструментів, як послуги відеоконференцій та обміну повідомленнями, призвело до збільшення використання віртуального офісу.
- Витрати на роботу віртуального офісу набагато менші, ніж у традиційного офісу, і тому такий тип організації популярний серед малого бізнесу та стартапів.
- Домовленість про віртуальний офіс розширює можливості роботи для співробітників та можливості найму для бізнесу.
- Хоча віртуальний офіс, як правило, є менш дешевим варіантом для бізнесу, деякі послуги, такі як відповіді по телефону та відеоконференції, можуть мати обмежену доступність.
Віртуальний офіс також може призвести до більшої продуктивності, оскільки його послуги звільняють працівників від адміністративних завдань, а також їздять на роботу. Кожен працівник може працювати з місця, яке є найбільш зручним, і бізнес не обмежується наймом працівників, які проживають на місцях.
Оскільки все більше людей знаходять способи віддаленої роботи, переваги віртуального офісу відразу помітні. Однак не все так просто, як здається. Деякі можуть виявити, що планування віртуального офісного приміщення не відрізняється від трудомістких конфліктів планування, властивих фізичному офісу.
Переваги та недоліки віртуального офісу
Привабливість віртуального офісу для користувачів подвійна. По-перше, щомісячна вартість віртуального офісу набагато менша, ніж у традиційного офісу. Зрештою, він не несе ні витрат на обслуговування, ні на утримання, ні потребує укомплектування персоналом. Віртуальний офіс також можна захистити за допомогою місячної оренди, тому є більша гнучкість, якщо змінюється бізнес користувача (відсутність очікування закінчення терміну оренди або пошкодження вартості зірваної оренди).
Витрати на користування віртуальним офісом можуть становити від 50 доларів за членський внесок і 250 доларів на місяць або більше за оренду базових послуг щомісяця. Чим більше послуг буде додано, тим дорожче це буде.
По-друге, віртуальний офіс може надати поштову адресу, телефонні відповіді та послуги відеоконференцій. Отже, малий бізнес може виглядати більшим, ніж є. Він також може надати фізичну адресу (або кілька адрес) для користувачів для зустрічі з клієнтами. Іноді адреса може надати ауру престижу користувачеві віртуального офісу, наприклад, якщо адреса є добре відомим місцем розташування або вулицею. Професійна служба автовідповідачів може мати той самий ефект.
Деякі послуги, які пропонує організація віртуального офісу, вимагають попереднього планування. Наприклад, багато пакетів постачаються з обмеженим використанням конференц-залів або обмеженими послугами телеконференцій та відеоконференцій. Віртуальні офіси також можуть мати обмежений доступ у нічні та вихідні дні. Користувачі можуть визнати відсутність гнучкості обмежувальною та незручною. Існує також можливість відволікати увагу на роботу вдома, і тому деякі працівники можуть бути не такими продуктивними, коли працюють у віртуальному офісному середовищі.