Форма W-9: Запит на ідентифікаційний номер платника податків та посвідчення

29.04.2021

Що таке форма W-9: Запит на ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) та сертифікацію?

Форма W-9 – це податкова форма Служби внутрішніх доходів (IRS), яка використовується для підтвердження імені особи, адреси та ідентифікаційного номера платника податків (ІПН) для працевлаштування чи інших цілей, що приносять дохід. Підтвердження може вимагатись як для фізичної особи, визначеної як громадянин США, так і для особи, яка визначена як іноземець-резидент.

Форма W-9 також відома як Запит на ідентифікаційний номер платника податків та форма посвідчення.

Ключові винос

W-9 – це офіційна форма, надана Податковою службою для роботодавців або інших суб’єктів господарювання для підтвердження імені, адреси та податкового ідентифікаційного номера фізичної особи, яка отримує дохід.
Інформація, взята з форми W-9, часто використовується для формування 1099 податкової форми, яка необхідна для подання податку на прибуток.
Інформація, зібрана юридичною особою за формою W-9, не може бути розкрита з будь-якою іншою метою згідно з суворими правилами конфіденційності.

Хто може подати форму W-9: Запит на ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) та сертифікацію?

Форма W-9 – це офіційний письмовий запит лише на інформацію та використовується виключно з метою підтвердження ідентифікаційного номера платника податків особи (ІПН).Роботодавець або інша організація, яка зобов’язана подати до податкової служби інформаційний документ, такий як форма 1099, повинна отримати правильний ІПН, щоб повідомити про будь-які прибутки або збитки, які можуть вплинути на вашу федеральну податкову декларацію або ваш дохід, що підлягає оподаткуванню.Для більшості осіб ІПН буде номером їх соціального страхування (SSN).

W-9 відрізняється від форми W-4 яка найчастіше постачається працівниками безпосереднім роботодавцям – тим, що W-9 за своєю суттю не передбачає утримання будь-яких податків. Будь-які необхідні податки, засновані на прибутках, пов’язаних із наданим W-9, є відповідальністю власника ІПН, зазначеного в документі, якщо платник податків не підлягає резервному утриманню. Якщо потрібно утримувати резервне утримання, це потрібно буде зазначити на W-9, щоб належним чином повідомити суб’єкт, який отримує інформацію, про необхідність відповідного утримання.

Для чого використовується форма W-9?

Інформація, отримана у формі W-9, найчастіше дивіденди, виплачені за інвестицією;та різні інші фінансові операції.

Короткий огляд

Податкова служба вимагає від осіб, які не визначені громадянами США або іноземцями-резидентами, використовувати відповідну форму W-8 замість форми W-9.

Форма 1099 видається лише після досягнення граничного мінімального доходу, який для більшості різних доходів встановлюється на рівні 600 доларів США для податкових років 2020 та 2021. Суми, що перевищують цей поріг, повинні повідомлятися власником ІПН як дохід, але 1099 форма.

Незважаючи на те, що працівники юридично зобов’язані надавати певну особисту інформацію своїм роботодавцям, приватність працівника захищена законом. Роботодавець, який розкриває особисту інформацію працівника будь-яким несанкціонованим способом, може бути підданий цивільному та кримінальному переслідуванню.

Як прочитати та заповнити форму W-9

Форма W-9 – одна з найпростіших форм заповнення податкової служби, але якщо податкові форми нервують, не хвилюйтеся. Ми проведемо вас правильним способом його завершення.

Усі сторінки форми W-9 доступні на веб-сайті IRS.

Крок 1

Введіть своє ім’я, як вказано у вашій податковій декларації.

Крок 2

Введіть назву вашої компанії або назву “ігнорованої організації”, якщо вона відрізняється від імені, яке ви ввели для кроку 1. Наприклад, ви можете бути приватною власністю, але в маркетингових цілях ви не використовуєте своє особисте ім’я як ім’я свого бізнесу;натомість ви «робите бізнес як» інше ім’я.Ви б ввели це ім’я тут.Що стосується ігнорованої частини сутності, якщо ви не знаєте, що це, ви, мабуть, не є такою.Типовим типом суб’єкта господарювання, що не враховується, є товариство з обмеженою відповідальністю, що складається з одного учасника . Індивідуальні корпорації та корпорації S ніколи не класифікуються як ігноровані організації.

Крок 3

Який тип суб’єкта господарювання ви відносите до федеральної податкової класифікації: ФОП, товариство, корпорація C, корпорація S, траст / майно, товариство з обмеженою відповідальністю чи “інше”? Поставте галочку у відповідному полі. Якщо ви не впевнені, ви, мабуть, є одноосібним підприємцем, тому що вам довелося б подати багато паперів, щоб стати одним з інших суб’єктів господарювання.

Крок 4

Звільнення. Швидше за все, ви збираєтеся залишити ці поля порожніми. Ось кілька винятків:

Одержувачам платежів, які звільнені від резервного утримання, наприклад корпораціям (у більшості випадків), може знадобитися ввести код у полі “Звільнений код одержувача платежу”. Інструкція форми W-9 містить перелік звільнених одержувачів платежів та їх коди, а також типи платежів, для яких ці коди повинні використовуватися. Наприклад, корпорації, які заповнюють W-9 для отримання відсотків або виплат дивідендів, повинні ввести код “5.”
Одержувачам, які звільнені від звітування згідно із Законом про дотримання податків на іноземному рахунку (FATCA), можливо, доведеться ввести код у полі “Звільнення від коду звітування FATCA”. Жодна з цих коробок не поширюється на типового незалежного підрядника чи фрілансера.

Крок 5

Введіть свою адресу, місто, штат та поштовий індекс. Що робити, якщо ваша домашня адреса відрізняється від адреси вашої компанії? Яку адресу ви повинні вказати у формі W-9? Використовуйте адресу, яку ви будете використовувати у своїй податковій декларації. Наприклад, якщо ви є індивідуальним підприємцем, який орендує офісні приміщення, але подаєте податкову декларацію за домашньою адресою, введіть свою домашню адресу у формі W-9, щоб Податкова служба не мала проблем із зіставленням ваших 1099-х із формою 1040.

Крок 6

На цьому необов’язковому кроці ви можете вказати ім’я та адресу запитувача. Можливо, ви захочете заповнити це поле, щоб вести запис про те, кому ви надали свій податковий ідентифікаційний номер.

Крок 7

Податкова служба називає цей розділ частиною I, яка має змусити вас задуматись, якими були всі ці кроки, які ви щойно виконали. Тут ви повинні вказати податковий ідентифікаційний номер своєї компанії, який буде або вашим індивідуальним номером соціального страхування, якщо ви є ІП, або ідентифікаційним номером вашого роботодавця (EIN), якщо ви інший вид бізнесу. Зараз деякі ІП також мають EIN, але IRS вважає за краще, щоб ІП використовували свої SSN у формі W-9. Знову ж таки, це полегшить узгодження будь-яких 1099, які ви отримаєте, з податковою декларацією, яку ви подасте під своїм SSN.

Що робити, якщо ваш бізнес новий і не має EIN? Ви все ще можете заповнити форму W-9. Податкова служба повідомляє, що вам слід подати заявку на свій номер і написати “заявка на” у полі для ІПН. Ви захочете отримати цей номер якнайшвидше, оскільки, доки ви цього не зробите, ви матимете можливість утримувати резервні копії. Ви можете подати заявку на отримання EIN на веб-сайті IRS. Дивіться інструкції нижче для кроку 8, частина II, щоб дізнатися більше про утримання резервних копій.

Крок 8

У Частині II ви повинні засвідчити правдивість усієї своєї інформації, перш ніж зможете підписати форму W-9. Навмисне брехня на податковій формі може означати, що вам доведеться заплатити штраф або потрапити до в’язниці; Податкова служба не возиться. Перш ніж підписати форму W-9, ось такі заяви, які ви повинні засвідчити, що вони відповідають дійсності, під страхом покарання:

1. Номер, вказаний у цій формі, є моїм правильним ідентифікаційним номером платника податків (або я чекаю, коли мені видадуть номер).

Платники податків повинні використовувати законні податкові ідентифікаційні номери. Використання «позиченого», викраденого або складеного податкового ідентифікаційного номера означало б приведення під присягу та спричинило б серйозні наслідки.

2. Я не підлягаю резервному утриманню, оскільки: (а) я звільнений від утримання резервного копіювання, або (б) Служба внутрішніх доходів (IRS) не отримала повідомлення про те, що я підлягаю резервному утриманню в результаті відсутність звітів про всі відсотки або дивіденди, або (c) Податкова служба повідомила мене про те, що я більше не підлягаю резервному утриманню.

Більшість платників податків звільняються від резервного утримання.Якщо ви не уявляєте, про що тут говорить IRS, ви, мабуть, звільнені.Якщо ви не звільнені, IRS повідомить вас, і компанія, яка вам платить, повинна знати, оскільки вона повинна утримувати податок на прибуток із вашої зарплати за єдиною ставкою 24% (станом на 2020 рік) і надсилати її до IRS. До речі, тепер ви знаєте ще одну вагому причину не обдурювати свою податкову декларацію: можливо, вам доведеться розповісти про це майбутньому клієнту, і це може змусити компанію двічі подумати про вас. Пункт (с) в основному говорить, що якщо ви колись підлягали утриманню резервних копій, але більше не є, ніхто не повинен знати.

3. Я громадянин США або інша особа США.

Якщо ви іноземець, який постійно проживає, ви в чистоті. Податкова служба також вважає “особою США”: партнерство, корпорацію, компанію чи асоціацію, створену або організовану в США або згідно із законодавством США; вітчизняний маєток; та внутрішній трест. Якщо ваш бізнес – це партнерство, в якому є іноземний партнер, застосовуються спеціальні правила; прочитайте про них в інструкції до форми W-9. Якщо ви не громадянин США, вам може знадобитися заповнити форму W-8 або форму 8233.

4. Коди FATCA, введені у цій формі (якщо вони є), що вказують на те, що я звільнений від звітування FATCA, є правильними.

Можливо, вам не доведеться турбуватися про це, що пов’язано із Законом про дотримання податків на іноземному рахунку.

Особливі зауваження при заповненні форми W-9

Форма підписання W-9

Форма W-9 повідомляє вам викреслити пункт 2 вище, якщо вас повідомило Податкове управління про те, що ви наразі підлягаєте резервному утриманню, оскільки ви не повідомили про всі проценти та дивіденди у своїй податковій декларації.

Ви можете закреслити пункт 2, якщо заповнюєте форму W-9 у зв’язку з операцією з нерухомістю. Пункт 2 в цьому випадку не застосовується, тому не має значення, чи підлягає вам утримання резервних копій.

Тепер, якщо ви уважно читаєте дрібний шрифт в інструкціях W-9, здається, це вказує на те, що більшість людей взагалі не зобов’язані підписувати цю форму. Як правило, підписувати його потрібно лише у тому випадку, якщо IRS повідомила вас про те, що ви раніше надали неправильний ІПН. Однак, якщо не брати до уваги технічних даних, особа, яка попросила вас заповнити форму W-9, можливо, вважатиме її неповною або недійсною, якщо ви її не підписали.

Повернення форми W-9

Поверніть заповнену форму W-9 компанії, яка попросила вас її заповнити. В ідеалі ви доставите його особисто, щоб обмежити викрадення особистих даних, але цей метод часто не є практичним. Пошта вважається відносно безпечною. Якщо вам потрібно надіслати форму по електронній пошті, вам слід зашифрувати як документ, так і повідомлення електронної пошти та перед пересиланням повідомлення тричі перевірити наявність правильної адреси електронної пошти одержувача. Безкоштовні послуги доступні в Інтернеті, щоб допомогти вам у цьому, але перевірте їх репутацію, перш ніж довіряти їм свої документи. Зазвичай компанія, якій потрібно подати W-9 до IRS, дасть вам її заповнити.