Квитанція
Що таке квитанція?
Квитанція – це письмове підтвердження того, що щось цінне перейшло від однієї сторони до іншої. На додаток до квитанцій, які споживачі, як правило, отримують від постачальників та постачальників послуг, квитанції також видаються в рамках ділових відносин, а також угод на фондовому ринку. Наприклад, власнику ф’ючерсного контракту, як правило, надається інструмент поставки, який діє як квитанція, оскільки його можна обміняти на базовий актив, коли термін дії ф’ючерсного контракту закінчується.
Швидкий факт
Термодрук є найбільш часто використовуваною формою фізичного друку квитанцій, оскільки це низька вартість і проста у використанні.
Пояснення квитанцій
Окрім підтвердження власності, квитанції важливі ще з інших причин. Наприклад, багато роздрібних торговців наполягають на тому, що клієнт повинен пред’явити квитанцію для обміну або повернення товарів, тоді як інші вимагають, щоб квитанція – як правило, видана протягом певного періоду – була виготовлена для цілей види надходжень, якщо вони генеруються, зберігалися малими підприємствами:
- Валові надходження, такі як касові стрічки, депозитна інформація (готівкові та кредитні продажі), квитанції, рахунки-фактури, бланки 1099-MISC
- Квитанції від покупок та сировини (вони повинні відображати сплачену суму та підтверджувати, що вони були необхідними для ділових покупок; документи можуть містити анульовані чеки або інші документи, що ідентифікують одержувача, суму та підтвердження платежу / електронних переказів коштів).
- Квитанційні касові чеки
- Квитанції та виписки з кредитних карток
- Рахунки-фактури
- Дрібні готівкові картки для невеликих готівкових платежів
Вважається, що практика зберігання квитанцій з метою оподаткування бере свій початок із Стародавнього Єгипту. Фермери та купці шукали шляхи документування операцій, щоб уникнути використання податків. Замість паперу використовували папірус. У більш сучасний час лондонські банки використовували друкарські верстати промислової революції для друку квитанцій власними брендами.
Ключові винос
- Квитанції – це документ, який представляє підтвердження фінансової операції.
- Квитанції видаються в ділових відносинах, а також на біржових операціях.
- Квитанції також необхідні для оподаткування як доказ певних витрат.
Вимоги IRS до цифрових квитанцій
Цифрові квитанції стають нормою. Починаючи з 1997 року, IRS приймає відскановані та цифрові квитанції як діючі записи для цілей оподаткування. Порядок доходів 97-22 стверджує, що цифрові квитанції повинні бути точними, легко зберігатися, зберігатися, отримуватися та відтворюватися. Власник бізнесу повинен мати можливість надати копію до IRS.
Короткий огляд
Для цілей податкової перевірки не вся документація є дійсною. Податкова служба приймає різноманітну документацію, якщо вона детально описує суму, місце, дату та тип витрат.
Цифрові записи не підлягають зносу, як і фізичні квитанції, але їх можна втратити, якщо вийшов з ладу жорсткий диск. Таким чином, розумно зберігати їх у хмарі або десь там, де вони завжди можуть отримати доступ.
Паперові квитанції можна зберігати в цифровому вигляді за допомогою настільних сканерів та програм для мобільних телефонів. Цей тип технології може організовувати, створювати звіти про витрати та інтегрувати дані у бухгалтерське програмне забезпечення.