План відшкодування

Що таке план відшкодування?

Загальний термін для декількох типів планів, що відшкодовують працівникам різні види витрат, пов’язаних з роботою. Ці витрати можуть включати витрати на медичне обслуговування, авто, поїздки, харчування та розваги. Плани відшкодування витрат встановлюються роботодавцями для того, щоб дозволити їм оплатити більш точну суму понесених витрат працівників, замість того, щоб надавати широку допомогу або збільшувати компенсацію для їх покриття.

Розуміння плану відшкодування

Плани відшкодування можуть приймати різні форми, такі як підзвітні та непідконтрольні плани, пільги за мінімальними виплатами або пробіг на автомобіль та проїзд.Працівники не можуть приймати особисті відрахування будь-якого виду на витрати, які покриваються планом відшкодування.Працівники повинні подавати адекватно деталізовані записи витрат через журнали або квитанції, щоб роботодавці могли відраховувати відшкодування.

У публікації IRS 535 «Видатки бізнесу» зазначено наступне: «Для того, щоб вирахувати кошти, витрати бізнесу повинні бути як звичайними, так і необхідними.Звичайні витрати – це загальноприйняті у вашій галузі.Необхідні витрати є корисними та доречними для вашої торгівлі чи бізнесу.Витрати не повинні бути необхідними, щоб вважати їх необхідними.

Деякі штати, такі як Каліфорнія, вимагають від роботодавців відшкодування розумних витрат працівників, пов’язаних з роботою, і будь-які відшкодування витрат не повинні відображатися як заробітна плата чи дохід.Але для того, щоб це сталося, роботодавці повинні заздалегідь скласти письмовий підзвітний план, а працівники подають належним чином задокументовані витрати за цим планом. Це для забезпечення належного ведення обліку витрат вчасно та точно. Багато підприємств мають бухгалтерів або консультантів з питань працевлаштування, що обґрунтовують витрати та забезпечують правильну звітність та відрахування.

Розподіл деяких типових прикладів витрат на робочому місці, які потребують відшкодування роботодавцем, включає наступне:

• Транспорт: Вартість будь-яких робіт,пов’язаних зподорожами, втому числі витрати транспортних засобів, харчування, проживання, а такожбудь-які представницькі витрати,які відповідають критеріям,описані вIRS Публікація 463, відряднівитрати, розваги, подарунки та автомобілів.Велика кількість роботодавців відшкодовуватиме працівникам, які використовують свої особисті транспортні засоби для комерційних цілей, за стандартною нормою пробігу, яка щороку встановлюється Податковою службою.Наприклад, стандартна федеральна норма пробігу для бізнесу в 2021 році становить 56 центів за милю (57,5 центів за милю в 2020 році). Як правило, звичайні витрати на поїздки додому до робочого місця працівника не вважаються відшкодуваними.
• Поставки : Будь-які необхідні товари, які купує працівник, можуть бути відшкодовані за собівартістю за умови, що вони відшкодовані відповідно до підзвітного плану.
• Харчування та розваги : Витрати на харчування та розваги, понесені в податковому будинку працівника, підлягають відшкодуванню, але лише за умови, що ці страви / розваги мають доказові ділові цілі.