Запит пропозицій (RFP)
Що таке запит на пропозицію (RFP)?
Запит пропозицій (RFP) – це діловий документ, який оголошує проект, описує його та вимагає від кваліфікованих підрядників заявки на його виконання. Більшість організацій воліють запускати свої проекти, використовуючи RFP, і багато урядів завжди використовують їх.
При використанні тендерної пропозиції організація, що подає заявку на тендерні пропозиції, відповідає за оцінку доцільності поданих заявок, фінансового стану компаній-учасників та здатності кожного учасника взяти участь у проекті.
Ключові винос
- Запит пропозицій (RFP) – це оголошення про проект, розміщене публічно організацією із зазначенням того, що шукаються пропозиції для підрядників для завершення проекту.
- RFP визначає проект як для компанії, яка його видає, так і для компаній, які реагують на нього.
- RFP описує проект, його цілі та організацію, яка його спонсорує, а також описує процес торгів та умови контракту.
- RFP використовуються більшістю державних установ та багатьма приватними компаніями та організаціями.
- Альтернативою є менш формальний процес, який, можливо, не зможе визначити найкращого постачальника та найкращий план реалізації проекту.
Розуміння запиту на пропозицію (RFP)
RFP використовуються для складних проектів, для чого часто потрібна низка субпідрядників. Вони описують організацію, яка видає ЗП, обсяг проекту, що проводиться, та критерії оцінки заявок. Вони також окреслюють процес торгів та умови контракту.
Запити включають заяву про роботу, що описує завдання, які повинен виконати учасник, що виграв, та графік закінчення роботи.
Заявки також консультують учасників торгів щодо підготовки пропозицій із конкретними вказівками щодо форматування та подання пропозицій. Вони, як правило, містять інструкції щодо того, яку інформацію повинен включати учасник та бажаний формат.
Короткий огляд
Пропозиція не повинна бути настільки детальною, щоб вона заважала творчості підрядника або настільки невизначеною, що підрядник залишається тупим.
Більшість запрошень на випуск видаються державними установами та іншими організаціями державного сектору. Як правило, вони зобов’язані відкрити конкуренцію серед приватних компаній та усунути упередженість у процесі. Агенції хочуть забезпечити, щоб вони отримали найнижчу та найбільш конкурентоспроможну ставку.
Однак будь-яка приватна чи державна організація може виставити конкурсний конкурс, щоб отримати кілька пропозицій та різні перспективи щодо проекту.
Наприклад, бізнес, який хоче змінити процес звітування з паперової системи на комп’ютерну, може подати заявку на пропозицію щодо обладнання, програмного забезпечення та програми навчання користувачів для створення та інтеграції нової системи в бізнес. Процес конкурсних торгів може дати їм більше розуміння щодо наявних альтернатив.
Вимоги до запиту на пропозицію (RFP)
Державні установи або інші суб’єкти можуть вимагати надсилання запитів на пропозиції для забезпечення повної та відкритої конкуренції та зниження вартості рішення. Прийняття пропозиції, яка найбільш відповідає специфікаціям, не завжди може означати найнижчу ціну.
Уміле створення запиту на пропозицію може забезпечити успіх або провал отриманого рішення. Якщо зазначені вимоги занадто розмиті, учасник не може розробити та застосувати адекватне рішення проблеми. Якщо вимоги занадто детальні та обмежувальні, інновації учасників торгів можуть бути обмеженими.
Процес RFP починається з складання запиту на пропозицію. Учасники тендеру розглядають заявки та подають пропозиції щодо вдосконалення. Після реалізації зворотного зв’язку видається остаточний запит на пропозицію. Потім учасники подають свої пропозиції.
Клієнт звужує вибір до невеликої групи учасників і вступає в переговори щодо ціноутворення та технічних деталей. Замовник може попросити решту учасників подати найкращу та остаточну пропозицію перед укладанням контракту. Потім контракт представляється компанії, що забезпечує найкраще вирішення питання.
Переваги запиту на пропозицію (RFP)
RFP – це, частково, реклама. Він повідомляє про те, що проект триває, і відкриває двері кваліфікованим кандидатам, які можуть виконати роботу.
В уряді RFP було прийнято як спосіб гарантувати, що кунатизм відміняється як фактор нагородження контрактів. Це також відкриває процес конкуренції, що, як можна очікувати, призведе до зниження витрат на проект.
Альтернативою RFP є менш офіційний процес, що вимагає від менеджера проекту досліджень та виявлення потенційних постачальників проекту.Залежно від того, наскільки вичерпним є пошук, потенційні відповіді можуть бути обмежені.Можливе виявлення нових постачальників та інноваційних відповідей.
RFP проти RFQ проти RFI
Запит на пропозицію (RFP), запит на пропозицію (RFQ) та запит на інформацію (RFI) – це три різні типи документів, якими суб’єкти господарювання та інші суб’єкти господарювання користуються для звернення до ділового співтовариства для постачальників або підрядників, які вони можуть мати. для роботи.
- Запит на пропозицію, як зазначено вище, оголошує конкретний проект, який планується, і вимагає підрядників, здатних виконати роботу.
- Запит цитати (оголошення) є запрошення направляється ряд постачальників, які прагнуть заявки на контракт на конкретні поставки товарів або послуги. У запиті повинні бути вказані необхідна якість та кількість, а також терміни, які бажає компанія чи організація.
- Запит на інформацію (RFI) – це звернення до постачальників за письмовою інформацією про товари та послуги, які вони можуть надати. Він може бути використаний для збору інформації для бази даних постачальників для подальшого використання.
Приклад запиту на пропозицію (RFP)
Скажімо, наприклад, Федеральна залізнична адміністрація видає запит на пропозиції щодо фінансування, проектування, будівництва, експлуатації та обслуговування високошвидкісної залізничної системи.
Зацікавлені сторони подають пропозиції, що відповідають вимогам, викладеним у документі. На основі пропозицій, що надійшли до останнього терміну, Міністерство транспорту створює комісії для подальшого розгляду та розвитку пропозицій.
DOT обирає пропозицію, яка найбільш відповідає його цілям, і наймає компанію для виконання роботи.
Погляд на детальний RFP
Цей зразок запрошення на отримання пропозиції від некомерційної організації показує рівень деталізації, необхідний у даному випадку для запропонованого капітального ремонту веб-сайту організації. Пропозиція описує проект, надає огляд організації та визначає цілі її веб-сайту. Він також детально описує товари та послуги, які мають надаватись, а також детально визначає зміст, дизайн та функціональність пропонованого веб-сайту.
Зразок надає TechSoup, веб-сайт, який надає бібліотеку довідкової інформації та зразки запитів на отримання пропозицій для некомерційних організацій.
Поширені запитання щодо запиту на пропозицію (RFP)
Ось відповіді на деякі найпоширеніші запитання щодо RFP.
Що означає RFP?
Запит на пропозицію (RFP) – це відкритий запит на тендерні пропозиції для завершення нового проекту, запропонованого компанією або іншою організацією, яка його видає. Це має на меті відкрити конкуренцію та заохотити різноманітні альтернативні пропозиції, які можуть бути розглянуті планувальниками проекту.
Які вимоги RFP?
Заявка на участь у конкурсі повинна описати і визначити проект досить детально, щоб залучити життєздатні відповіді.
Потенційний учасник торгів повинен мати можливість зрозуміти природу бізнесу та цілі, які він хоче досягти за допомогою проекту. Проект повинен бути визначений досить детально, щоб учасник чітко зрозумів його обсяг та всі товари та послуги, які повинні бути надані для його здійснення. Формат очікуваних пропозицій також повинен бути детально розроблений. Для порівняння та протиставлення пропозицій потрібні однакові відповіді.
RFP мають досить жорсткий формат, хоча цей формат може відрізнятися в залежності від установ та компаній, які їх готують.Цей зразок із Центру досконалості планування в Батон-Руж, штат Луїзіана, демонструє елементи типового RFP, які включають вступ та основи, опис результатів та інформацію про критерії відбору.
Яка різниця між RFP та RFQ?
Скажімо, господарський магазин розширює свій відділ садівничого обладнання та повинен знайти постачальників, необхідних для заповнення його полиць. Він може надіслати запит на отримання пропозицій (RFQ) ряду потенційних постачальників садівничих товарів. Відповіді дадуть змогу встановити взаємозв’язок з одним або кількома постачальниками кількості та якості товарів, які йому потрібні, за встановленою ціною.
Коли компанія чи інша організація надсилає заявку на запит, вона точно знає, що їй потрібно, і шукає найкращого постачальника або постачальників.
RFP – це більш відкритий процес. Бізнес або організація шукає кваліфікованих підрядників для реалізації нового проекту. Проект та його цілі визначені досить детально, але у відповідях є місце для творчості. Наприклад, RFP для дитячого парку може дозволити підряднику запропонувати точне планування, обладнання та зручності, які може містити парк.
Коли б ви використовували RFP?
Великі та малі підприємства, як правило, мають достатньо ресурсів для підтримки поточної діяльності. Якщо вони хочуть взятися за новий проект, у них немає ні ресурсів, ні досвіду, щоб додати його до навантаження.
У таких випадках RFP надає бізнесу ефективний спосіб набрати необхідний досвід для реалізації проекту.
Що відбувається після RFP?
За RFP слідують Ps. Пропозиції подаються на розгляд. Залежно від обсягу та обсягу проекту, цей огляд може бути багаторівневим процесом із залученням ряду комітетів. Державні установи, зокрема, не відомі тим, що спритно рухаються.
Як би довго це не було, процес розгляду використовується для звуження пропозицій до кількох фіналістів, яких можуть попросити надати додаткову інформацію з метою остаточного відбору та дати початку проекту.
Суть
RFP визначає проект як для компанії, яка його видає, так і для компаній, які реагують на нього. Добре написаний RFP передає намір пропозиції та гарантує, що кінцевий результат відповідатиме очікуванням.
Це також забезпечує відкритий процес. В ідеалі відповість кілька учасників. Це дає організації можливість вивчити різноманітні підходи та ціни та вибрати той, який найкраще відповідає її потребам.