Запит пропозиції (RFQ)
Що таке запит на пропозицію (RFQ)?
Запит пропозицій (RFQ), також відомий як запрошення до участі у тендері (IFB), – це процес, при якому компанія вимагає відбору постачальників та підрядників для подання цінових котирувань та пропозицій для виконання певних завдань або проектів. Процес запиту запитів особливо важливий для підприємств, які потребують постійного постачання певної кількості стандартних продуктів. Компанії можуть надсилати заявки на запит самостійно або до запиту пропозиції (RFP).
Як працюють запити на пропозицію
Запит на запрошення зазвичай є першим кроком у поданні запиту на пропозицію (RFP). Ці два документи схожі, оскільки містять детальну інформацію про проект або необхідні послуги, однак у запитах про запит зазвичай вимагається більш вичерпна цінова пропозиція. Крім того, підприємства зазвичай розробляють RFQ для загальних продуктів, у яких відома необхідна кількість, а RFP – для унікальних, нішевих проектів, де кількість та специфікації невідомі.
Ключові винос
- Запит на пропозицію (RFQ) – це бізнес-процес, при якому бізнес вимагає пропозиції від вибраних постачальників та підрядників для конкретного завдання чи проекту.
- Запит може бути надісланий окремо або в тандемі з запитом на пропозицію (RFP).
- Бізнес зазвичай надсилає запит на запит, коли кількість стандартного товару відома і потреби постійні.
- Запити заявок не генерують небажаних пропозицій та котирувань, оскільки бізнес націлений на конкретних постачальників та підрядників.
Окрім цінових пропозицій, запрошення можуть містити такі деталі, як умови оплати, фактори, які можуть вплинути на вибір заявки компанії, термін подання тощо. Наприклад, урядова установа, яка хоче придбати 500 комп’ютерів із певним розміром жорсткого диска та швидкістю обробки, надішле запит кільком постачальникам як потенційні учасники торгів.
Оскільки формат запиту є єдиним для даної компанії, коли запити запитів повертаються із ціновими котируваннями, компанія, яка звертається за запитом, може легко їх порівняти. Як правило, процес запиту на подання запитів складається з чотирьох розділів: фаза підготовки, фаза обробки, фаза присудження та фаза закриття. Як правило, компанія присуджує контракт продавцю, який відповідає мінімальним кваліфікаційним критеріям і подає найнижчу ставку.
Особливі міркування
Запити заявок не є публічними оголошеннями. Оскільки компанія-запитувач надсилає заявки на запити лише тим компаніям, яким вона довіряє, їй не потрібно готувати тривалу документацію щодо закупівель. Крім того, на відміну від публічного звернення, компанія може повернути лише ту кількість заявок, яку вона вимагала, що також економить час.
Використання RFQ зменшує час, необхідний для закупівлі товарів або послуг. Він також пропонує певний рівень безпеки, оскільки компанія буде отримувати заявки лише від постачальників, яких вона віддає перевагу. З іншого боку, оскільки RFQ зменшують рівень конкуренції, компанія може пропустити отримання найнижчої ціни або дізнатися про нових високоякісних постачальників.
Коли компанія отримує пропозицію у відповідь на запит, це не є пропозицією та не є обов’язковим контрактом. Адвокат запропонує роботу обраному продавцю, надіславши йому замовлення на купівлю, яке, по суті, є договором із зазначенням умов та робіт. Коли постачальник приймає та підписує замовлення на придбання, починається контракт.