Журнал виплат готівки

Що таке журнал виплат готівки?

Журнал виплат готівки – це запис, який ведеться внутрішніми бухгалтерами компанії, який складається з усіма фінансовими витратами, здійсненими бізнесом до того, як ці виплати будуть оприлюднені до головної книги. Щомісяця ці журнали звіряються з рахунками головної книги, які потім використовуються для створення фінансової звітності за регулярні облікові періоди.

Розуміння журналу виплат готівки

Ці журнали, як правило, підтримуються бухгалтерським програмним забезпеченням, містять важливу інформацію, таку як сума виплат, номер чека, тип транзакції, одержувач, платник та записка. Але деякі компанії фіксують інші важливі деталі, такі як знижки на оптові товари, що купуються. Різні типи витрат можуть бути перелічені в різних стовпцях, або вони можуть отримувати різні коди.

Менеджери журналів повинні бути детально орієнтованими і вони повинні прискіпливо фіксувати кожну операцію, щоб запобігти неправильному перенаправленню або привласненню готівки. Крім того, журнали виплат готівки можуть допомогти власникам підприємств в управлінні грошовими коштами, надаючи чіткі картини витрат на запаси, заробітну плату, витрати на оренду та інші зовнішні витрати. Ці дані можуть мати вирішальне значення для прийняття обґрунтованих ділових рішень вперед.

Журнал виплат готівки показуватиме власнику бізнесу, якщо з компанії залишається більше готівки, ніж надходить, і навпаки, дозволяючи їм вносити корективи в бізнес, щоб забезпечити постійний позитивний грошовий потік.

Видача готівки фіксує будь-який грошовий переказ, а не лише фізичний переказ. Це включає чеки та електронні перекази коштів або будь-який інший еквівалент готівки.

Структура журналу виплат готівки

Журнал виплат готівки містить різноманітні графи для фіксування відтоку готівки бізнесу. У стовпцях вказується дата кожного готівкового платежу, реквізити іншого рахунку бухгалтерського обліку, що зазнав впливу, номер чека, виданий підприємством, загальна сума сплачених готівкових коштів, рахунок кредитного контролю, який відображає суму, зняту з рахунку кредитора, сплачені податки та спеціальні графи, що визначають тип операції, наприклад рекламу, заробітну плату тощо.

Потім кожну з цих колонок складають наприкінці періоду ведення журналу, щоб отримати загальну суму. Потім ця інформація передається до головної книги.

Приклад журналу виплат готівки

Припустимо, за один місяць компанія ABC придбає машину у виробника BZY за 5000 доларів, а орендує вантажівку у Rental Trucks за 500 доларів. Компанії потрібно буде зарахувати залишки грошових коштів та дебетувати відповідні рахунки. Касовий журнал виглядав би приблизно так.

Це дуже спрощений приклад, але він показує, як реєструються транзакції. Сума готівки повинна бути зареєстрована на рахунку готівкового кредиту, а ця ж сума повинна бути списана з відповідного рахунку. Залежно від типу, цей рахунок може бути інвентарним рахунком або будь-яким іншим традиційним рахунком балансу. У цьому випадку його було внесено в обліковий запис категорії “інші”.

Для кожного типу компаній журнал виплат готівки буде виглядати дуже по-різному. Журнал виплат рітейлера включав би запаси, дебіторську заборгованість, кредиторську заборгованість, зарплату та заробітну плату. Виробник може мати все це, але також враховувати придбану сировину та виробничі витрати. Компанія-виробник програмного забезпечення може мати лише зарплату та витрати на обладнання (комп’ютер).

Незалежно від типу компанії, власнику бізнесу потрібно використовувати журнал виплат готівки щоразу, коли виплачуються готівкові кошти, щоб вести запис про те, куди витрачаються гроші. Це важливий інструмент для успіху будь-якого бізнесу, а також для того, щоб переконатися, що вся інформація, що надається Службі внутрішніх доходів (IRS), є правильною на момент оподаткування.