Визначення головної книги

Що таке Головна книга?

Головна книга являє собою систему ведення обліку фінансових даних компанії із записами дебетового та кредитного рахунків, підтвердженими пробним балансом. Головна книга містить запис кожної фінансової операції, яка має місце протягом життя діючої компанії.

У головній книзі зберігається інформація про рахунки, яка необхідна для підготовки фінансової звітності компанії, а дані про операції розділяються за видами на рахунки щодо активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів та витрат.

Як працює головна книга

Головна книга – це основа системи, яка використовується бухгалтерами для зберігання та упорядкування фінансових даних, що використовуються для створення фінансової звітності фірми. Угоди розміщуються на окремих рахунках суб-Леджер, як це визначено в компанії план рахунків.

Потім операції закриваються або підсумовуються до головної книги, і бухгалтер формує пробний баланс, який служить звітом про залишок на кожному рахунку книги. Пробний баланс перевіряється на наявність помилок та коригується шляхом розміщення додаткових необхідних записів, а потім скоригований пробний баланс використовується для формування фінансової звітності.

Як функціонує головна книга з подвійним обліком

Головна книга використовується підприємствами, які використовують метод подвійного ведення бухгалтерії, що означає, що кожна фінансова операція впливає принаймні на два рахунки підкатегорії, і кожен запис має щонайменше одну дебетову та одну кредитну операції. Транзакції подвійного запису, які називаються записами журналу, проводяться у дві колонки, дебетові записи зліва та кредитні записи праворуч, а загальна сума всіх дебетових та кредитних записів має балансувати.

Рівняння бухгалтерського обліку, яке лежить в основі подвійного обліку, має такий вигляд:

Баланс відповідає цьому формату і відображає інформацію на детальному рівні рахунку. Наприклад, баланс відображає кілька рахунків активів, включаючи грошові кошти та дебіторську заборгованість, у розділі короткострокових активів.

Метод подвійного обліку працює на основі вимоги рівняння бухгалтерського обліку, згідно з якою транзакції, розміщені на рахунках ліворуч від знака рівності у формулі, повинні дорівнювати загальній сумі транзакцій, розміщених на рахунку (або рахунках) праворуч. Навіть якщо рівняння подається по-різному (наприклад, активи = зобов’язання + власний капітал), правило балансування завжди застосовується.

Що вам говорить головна книга?

Інформація про операції, що міститься в головній книзі, складається та узагальнюється на різних рівнях для отримання пробного балансу, звіту про прибутки та збитки, балансу, звіту про рух грошових коштів та багатьох інших фінансових звітів. Це допомагає бухгалтерам, керівництву компанії, аналітикам, інвесторам та іншим зацікавленим сторонам постійно оцінювати результати діяльності компанії.

Коли витрати різко зростають протягом певного періоду або компанія фіксує інші операції, що впливають на її доходи, чистий прибуток або інші ключові фінансові показники, дані фінансової звітності часто не розповідають усієї історії.

У разі певних типів бухгалтерських помилок стає необхідним повернутися до головної книги та заглибитися в деталі кожної записаної операції, щоб знайти проблему. Іноді це може включати перегляд десятків записів у журналі, але обов’язково потрібно надійно вести фінансову звітність компанії, що не містить помилок та достовірну.

Приклад операції з балансом

Наприклад, якщо компанія отримує від клієнта платіж за рахунок-фактуру на 200 доларів, наприклад, бухгалтер компанії збільшує готівковий рахунок дебетом у 200 доларів і завершує запис кредитом або зменшенням 200 доларів до дебіторської заборгованості. Опубліковані суми дебету та кредиту рівні.

У цьому випадку один рахунок активів (готівка) збільшується на 200 доларів, тоді як інший рахунок активів (дебіторська заборгованість) зменшується на 200 доларів. Чистий результат полягає в тому, що як збільшення, так і зменшення впливають лише на одну сторону рівняння бухгалтерського обліку. Таким чином, рівняння залишається в рівновазі.

Приклад операції звітності про прибутки та збитки

Звіт про прибутки та збитки складається за власною формулою, яку можна записати наступним чином:

Реvенуй-Expenses=Net Income (NI) or Net Profit\ text {Дохід} – \ text {Витрати} = \ text {Чистий дохід (NI) або чистий прибуток}Дохід-Витрати=Чистий дохід (NI) або чистий прибуток

Бухгалтерська операція може впливати одночасно на баланс та звіт про прибутки та збитки.

Наприклад, припустимо, що компанія виставляє рахунки своєму клієнту за 500 доларів. Бухгалтер вводив би цю операцію до книги бухгалтерського обліку, проводячи дебет (збільшення) у розмірі 500 доларів США до дебіторської заборгованості (рахунок активів балансу) та кредит (збільшення) у розмірі 500 доларів США до прибутку, що є рахунком звіту про прибутки та збитки. Дебети та кредити збільшуються на 500 доларів, а загальні суми залишаються в рівновазі.

Дізнайтеся більше про головну книгу

Для відповідного розуміння загальних книг розгляньте докладнішу інформацію про облік подвійних записів.

Питання що часто задаються