Кишенькові гроші
Що таке дрібні гроші?
Фонд дрібних готівкових грошей – це невелика сума готівки, що зберігається в руках для оплати незначних витрат, таких як канцелярське приладдя або відшкодування витрат. Фонд дрібних грошових коштів періодично звірятиметься, а операції також фіксуватимуться у фінансовій звітності. У кожному департаменті для великих корпорацій у кожному департаменті може бути фонд дрібних грошових коштів, який може бути шухлядою чи ящиком.
Ключові винос
- Дрібні готівкові кошти або невеликі грошові кошти – це невелика сума готівки, яка використовується для оплати занадто малих витрат, щоб заслужити виписку чека.
- У кожному відділі для великих корпорацій може бути ящик для дрібних грошей або коробка.
- Фонд дрібних грошових коштів може бути використаний на канцелярські товари, картки для клієнтів, квіти, оплату обіду для працівників або відшкодування витрат працівникам.
Розуміння дрібних грошей
Операції з дрібною готівкою забезпечують зручність для невеликих операцій, видача чеків яких є нерозумною або неприйнятною. Невелика сума готівки, яку компанія вважає дрібною, буде різною, і багато компаній зберігатимуть від 50 до 200 доларів як фонд дрібних готівкових грошей. Приклади операцій, для яких використовується фонд грошових коштів, включають:
- Офісне приладдя
- Картки для клієнтів
- Квіти
- Оплата обіду для невеликої групи працівників
- Відшкодування працівникові невеликих витрат, пов’язаних з роботою
Для нагляду за фондом призначаються зберігачі дрібних грошових коштів. Звільнення під вартою, як правило, включає дотримання правил та норм щодо дрібної готівки, запит на поповнення та видачу коштів.
Особливі міркування
Фонд дрібних грошових коштів періодично звіряється для перевірки правильності залишку коштів у фонді. Як правило, оскільки залишок дрібних готівкових грошей падає до заданого рівня, зберігач подає заявку на отримання додаткових готівкових грошей у касира. На цей час підраховується загальна сума всіх надходжень, щоб переконатися, що вона відповідає виплаченим коштам з дрібної грошової ящика. Якщо потрібні нові кошти, касир виписує новий чек для фінансування ящика дрібних готівкових грошей і бере в обмін квитанції від покупок, які вичерпали готівку.
Процес звірки гарантує, що залишок залишку фонду дорівнює різниці між початковим залишком за мінусом нарахувань, деталізованих у квитанціях та рахунках-фактурах. Якщо залишок залишку менше, ніж повинен бути, виникає дефіцит. Якщо залишок, що залишився, перевищує той, який він мав би бути, є надлишок. Незважаючи на те, що можуть бути незначні розбіжності, при незбалансованості джерело розбіжностей слід виявити та виправити.
Короткий огляд
Служба внутрішніх доходів (IRS) рекомендує заповнювати квитанції про дрібну готівку та додавати їх до квитанцій для реєстрації та документування дрібних грошових витрат.
Вимоги до дрібних готівкових грошей
Використання грошового фонду обходить певний внутрішній контроль. Наявність дрібних готівкових коштів не означає, що вони можуть отримати доступ з будь-якою метою та будь-ким. Багато компаній використовують суворий внутрішній контроль для управління фондом. Часто обмежені особи мають право затверджувати виплати, і можуть робити це лише за рахунок витрат, пов’язаних із законною діяльністю або діяльністю компанії.
Дрібний касир може бути призначений видати чек для фінансування ящика дрібних готівкових грошей та зробити відповідні бухгалтерські записи. Зберігачу дрібних грошей доручається розподілити готівку та стягнути квитанції за всі покупки або будь-яке використання коштів. У міру зменшення загальної суми дрібних готівкових грошей надходження повинні збільшуватися і зв’язуватися із загальною сумою вилучених коштів.
Маючи касу для дрібних готівкових грошей та зберігача дрібних готівкових грошей, подвійний процес допомагає забезпечити безпеку коштів та забезпечити доступ до них лише уповноваженим особам.
Запис дрібних готівкових грошей
Коли використовується фонд дрібних грошових коштів, операції з дрібними готівковими коштами все ще реєструються у фінансовій звітності. Записи журналу бухгалтерії не робляться, коли покупки здійснюються з використанням дрібних готівкових грошей, лише тоді, коли зберігачу потрібно більше грошових коштів – і в обмін на надходження отримує нові кошти, записи журналу реєструються. Запис у журналі про надання грошовому зберігачу більше готівки – це дебет фонду дрібних грошових коштів та кредит готівкою.
Якщо є дефіцит або надлишок, запис рядка журналу записується на над / короткий рахунок. Якщо закінчився фонд дрібних грошових коштів, кредит зараховується як виграш. Якщо фонд дрібних грошових коштів є коротким, дебет вводиться як збиток. Надмірний або короткий рахунок використовується для примусового балансування фонду після звірки.