Передплачені витрати
Що таке передоплата?
Попередньо оплачені витрати – це вид активу на балансі, який є результатом того, як бізнес здійснює авансові платежі за товари чи послуги, які будуть отримані в майбутньому. Попередньо оплачені витрати спочатку відображаються як активи, але їх вартість витрачається з часом у звіті про прибутки та збитки. На відміну від звичайних витрат, підприємство отримає щось вагоме за рахунок попередньо оплачених витрат протягом декількох звітних періодів.
Розуміння передоплачених витрат
Компанії здійснюють передоплату за товари або послуги, такі як орендоване офісне обладнання або страхове покриття, що забезпечує постійні переваги з часом. Товари або послуги такого характеру не можуть бути витрачені негайно, оскільки витрати не будуть узгоджуватися з вигодою, отриманою з часом від використання активу.
Згідно із загальновизнаними принципами бухгалтерського обліку (GAAP), витрати слід реєструвати в тому ж звітному періоді, що і вигода, отримана від відповідного активу. Наприклад, якщо компанія орендує велику копіювальну машину на термін 12 місяців, компанія отримує вигоду від її використання протягом повного періоду часу. Запис авансового платежу, здійсненого за оренду, як витрати протягом першого місяця не буде адекватно збігатися з витратами та доходами, отриманими від його використання. Отже, це повинно бути записано як передоплачені витрати та розподілено на витрати протягом повних дванадцяти місяців.
Записи в журналі, що визнають витрати, пов’язані з попередньо записаними передоплатами, називаються коригуючими записами. Вони не реєструють нових ділових операцій, а просто коригують раніше записані операції. Коригування записів на оплату витрат необхідне для забезпечення того, щоб витрати були визнані в тому періоді, в якому вони були понесені.
Через характер певних товарів та послуг, витрати на попередню оплату існуватимуть завжди. Наприклад, страхування – це передоплата, оскільки метою придбання страховки є придбання попереджувального захисту на випадок, якщо в майбутньому трапиться щось нещасне. Очевидно, що жодна страхова компанія не продала б страховку, яка охоплює нещасний випадок після фактичного факту, тому страхові витрати повинні бути оплачені підприємствами.
Приклад передоплати
Наприклад, припустимо, що компанія ABC купує страховку на наступний 12-місячний період. За страховий поліс він авансом платить 120 000 доларів. Компанія ABC спочатку забронює повну суму 120 000 доларів США як дебет за передплачене страхування, актив на балансі та кредит у готівку. Щомісяця проводитиметься коригуючий запис щодо витрат 10 000 доларів США (1/12 від суми попередньо сплаченої суми) до звіту про прибутки та збитки через кредит на попередньо сплачену страховку та дебет на рахунок страхових витрат. У 12-му місяці остаточні витрати в розмірі 10 000 доларів США будуть повністю витрачені, а рахунок попередньої оплати буде нульовим.