Реквізиція
Що таке реквізиція?
Реквізиція відноситься до процесу офіційного запиту на послугу або предмет, як правило, за допомогою форми заявки на купівлю або іншого стандартизованого документа. Процес заявки – це стандартизований спосіб відстеження та обліку всіх заявок, зроблених у межах бізнесу.
Ключові винос
- Реквізиція – це офіційний запит на отримання товару чи послуги, який зазвичай ініціює бізнес.
- Процес заявки, як правило, вимагає використання стандартизованих документів, відомих як форми заявки, для підтримання аудиторського сліду на цьому шляху, хоча сьогодні більшість із них є електронними формами.
- Реквізиції часто використовуються для закупівлі додаткових запасів, сировини або робочого часу, щоб досягти кращого контролю запасів.
Як працює заявка
Реквізиція ініціює запит на конкретну дію, а також записує цю дію для подальших потреб у звітності. Наприклад, співробітники компанії використовують заявку на закупівлю, якщо їм потрібні додаткові витратні матеріали. Свого часу заявки здійснювались у паперових формах, але зараз більшість компаній використовують цифрові процеси заявки, які дозволяють легше відстежувати процес, включаючи облік відповідних запасів. Такі типи запитів часто автоматично оновлюють інвентар для кращого контролю.
Формалізований процес заявки підвищує ефективність та підзвітність у всіх контактних точках. На відміну від того, що співробітники просто беруть все, що їм потрібно, коли вони цього хочуть, заявка на закупівлю забезпечує більш контрольований та документований метод управління внутрішніми запасами поставок та майбутнім попитом. Наприклад, у медичній професії лікарі заповнюють заявку на запит на лабораторні обстеження. Ці цифрові форми включають інформацію про ідентифікацію пацієнта та іншу медичну інформацію, таким чином забезпечуючи пацієнтам отримання правильних лабораторних тестів.
Стандартизовані форми
Форми заявки зазвичай включають ім’я особи, яка подає запит, дату запиту, запитувані товари, дату доставки, місце доставки та відділ, відповідальний за виконання запиту. Форми також включають підпис особи, яка виконує запит, та дату заповнення. У великих корпораціях з кількома місцезнаходженнями та централізованими закупівлями ці процеси реквізиції мають вирішальне значення для підтримки продуктивності працівників.
Інший приклад процесу заявки відбувається у світі фінансів, коли акціонери вирішують вимагати від ради директорів компанії голосувати за запропоновані резолюції. За своєю суттю процес заявки є формалізованою документованою процедурою, що є ключем до підвищення ефективності в умовах бізнесу.
Замовлення на замовлення чи замовлення?
Заявка на закупівлю є внутрішньою формою, що використовується для закупівлі товарів і послуг, і не має юридичних або обов’язкових договірних зобов’язань. Замовлення на купівлю – це договірна угода, що використовується компаніями при замовленні товарів та послуг у зовнішнього постачальника. Наприклад, компанія, яка замовляє товари в офісному магазині, видасть замовлення на купівлю, де детально описуються товари, що купуються, їх ціни, умови оплати, дати доставки та будь-які спеціальні знижки, запропоновані для дострокової оплати. Внутрішня форма заявки на закупівлю у компанії призначена для працівників, які хочуть запитати товари для своїх підрозділів або для себе. Часто ці форми вимагають управлінського підпису.