Облік готівки

Що таке бухгалтерський облік готівки?

Бухгалтерський облік – це метод бухгалтерського обліку, при якому надходження платежів реєструються протягом періоду, в якому вони надійшли, а витрати – у тому періоді, в якому вони фактично сплачені. Іншими словами, доходи та витрати реєструються, коли грошові кошти надходять і сплачуються відповідно.

Бухгалтерський облік також називають бухгалтерським обліком на основі каси; і може бути протиставлено бухгалтерському обліку за принципом нарахування, який визнає дохід на момент отримання доходу та фіксує витрати, коли виникають зобов’язання, незалежно від того, коли гроші фактично отримані або сплачені.

Розуміння бухгалтерського обліку готівки

Бухгалтерський облік – одна з двох форм бухгалтерського обліку. Інший – облік нарахувань, де доходи та витрати реєструються, коли вони понесені. Малі підприємства часто використовують бухгалтерський облік готівки, оскільки він простіший і зрозуміліший, і він дає чітке уявлення про те, скільки грошей насправді має бізнес. Однак корпорації зобов’язані використовувати бухгалтерський облік за принципом нарахування відповідно до Загальновизнаних принципів бухгалтерського обліку (GAAP).

Коли операції реєструються на касовій основі, вони впливають на книги компанії із затримкою з моменту завершення операції. Як результат, облік готівки часто є менш точним, ніж облік нарахування за короткий термін. 

Більшості малих підприємств дозволяється вибирати між методом обліку готівки та методом нарахування, але IRS вимагає від підприємств, що мають валові надходження понад 25 мільйонів доларів США на рік, використовувати метод нарахування.  Крім того,  Закон про податкову реформу 1986 р.  Забороняє застосовувати метод обліку готівки для  корпорацій C, податкових притулків, певних типів трестів та товариств, що мають партнерів C Corporation.  Зверніть увагу, що компанії повинні використовувати той самий метод бухгалтерського обліку для податкової звітності, що і для власної внутрішньої бухгалтерії.

Приклад обліку готівки

За методом бухгалтерського обліку, скажімо, компанія А отримує 10 000 доларів США від продажу 10 комп’ютерів, проданих компанії В 2 листопада, і фіксує продаж як такий, що відбувся 2 листопада. Той факт, що компанія В фактично розмістила замовлення на комп’ютери назад 5 жовтня вважається недоречним, оскільки він не заплатив за них, поки їх фізично не доставили 2 листопада.

Натомість, за принципом нарахування, компанія А мала б зафіксувати продаж 10 000 доларів США 5 жовтня, хоча жодна готівка ще не змінила власника. 

Подібним чином, під касовим обліком компанії фіксують витрати тоді, коли вони їх фактично сплачують, а не коли вони їх несуть. Якщо компанія C найме компанію D для боротьби зі шкідниками 15 січня, але не виплатить рахунок за послугу, виконану до 15 лютого, витрати будуть визнані до 15 лютого за касовим обліком. Однак за обліком нарахування витрат буде зафіксовано в бухгалтерському обліку 15 січня, коли він був ініційований.

Обмеження обліку готівки

Основним недоліком бухгалтерського обліку грошових коштів є те, що він може не давати точної картини зобов’язань, які були понесені (тобто нараховані ), але ще не оплачені, так що бізнес може здатися кращим, ніж є насправді. З іншого боку, бухгалтерський облік грошових коштів також означає, що бізнес, який щойно закінчив велику роботу, за яку він очікує оплати, може виявитись менш успішним, ніж насправді, оскільки витратив матеріали та робочу силу на цю роботу, але ще не зібраний оплата. Отже, бухгалтерський облік грошових коштів може як завищувати, так і занижувати стан бізнесу, якщо інкасації або платежі виявляються особливо високими або низькими за один період порівняно з іншим.

Є також деякі потенційно негативні наслідки оподаткування для підприємств, які застосовують метод обліку готівки.Загалом, суб’єкти господарювання можуть утримувати лише витрати, які визнані протягом поточного податкового року.  Якщо компанія понесе витрати в грудні 2019 року, але не здійснить виплати за рахунок витрат до січня 2020 року, вона не зможе вимагати відрахування за фінансовий рік, який закінчився 2019, що може суттєво вплинути на підсумок бізнесу. Так само компанії, яка отримає від клієнта платіж у 2020 році за послуги, надані у 2019 році, буде дозволено включати дохід у свою фінансову звітність за 2020 рік.