Рахунок-фактура
Що таке рахунок-фактура?
Рахунок-фактура – це комерційний документ із відміткою часу, який деталізує та фіксує операцію між покупцем та продавцем. Якщо товари чи послуги були придбані в кредит, у рахунку-фактурі зазвичай вказуються умови угоди та надається інформація про доступні способи оплати.
Типи рахунків-фактур можуть включати паперову квитанцію, купюру-продажу, дебетову записку, рахунок-фактуру або електронний запис в Інтернеті.
Ключові винос
- Рахунок-фактура – це документ, який веде запис трансакції між покупцем і продавцем, наприклад, паперова квитанція з магазину або онлайн-запис від електронної пошти.
- Рахунки-фактури є важливим елементом бухгалтерського внутрішнього контролю та аудиту.
- Оплата, що міститься у рахунку-фактурі, повинна бути схвалена відповідальним керівним персоналом.
- Рахунки-фактури зазвичай описують умови оплати, одиничні витрати, доставку, обробку та будь-які інші умови, зазначені під час транзакції.
Основи рахунка-фактури
У рахунку-фактурі повинно бути зазначено, що це рахунок-фактура на обличчі векселя. Зазвичай він має унікальний ідентифікатор, який називається номером рахунка-фактури, що корисно для внутрішнього та зовнішнього посилання. Рахунок-фактура, як правило, містить контактну інформацію продавця або постачальника послуг на випадок помилки, пов’язаної з виставленням рахунків.
Умови оплати можуть бути зазначені у рахунку-фактурі, а також інформація, що стосується будь-яких знижок, деталей дострокового платежу або фінансових платежів, оцінених за несвоєчасні платежі. Він також представляє собівартість одиниці товару, загальну кількість придбаних одиниць, фрахт, обробку, доставку та пов’язані податкові збори, а також окреслює загальну суму заборгованості.
Компанії можуть вибрати просто надіслати звіт на кінець місяця як рахунок-фактуру для всіх непогашених операцій. Якщо це так, у виписці має бути зазначено, що подальші рахунки-фактури надсилатись не будуть. Історично складено, що рахунки-фактури реєструвались на папері, часто згенеровано декілька копій, щоб кожен покупець і продавець мав запис трансакції для власних записів. В даний час комп’ютерні рахунки-фактури досить поширені. Їх можна надрукувати на папері на вимогу або надіслати електронною поштою сторонам транзакції. Електронні записи також дозволяють полегшити пошук та сортування певних операцій або конкретних дат.
Проформа є попередніми купча відправлені покупцям напередодні відвантаження або постачання товарів. У рахунку-фактурі зазвичай описуються придбані товари та інша важлива інформація, наприклад, вага вантажу та транспортні витрати. Проформа рахунки часто вступають у гру з міжнародними операціями, особливо для митних цілей при імпорті.
Короткий огляд
Проформа-рахунок-фактура є обов’язковою угодою, хоча умови продажу можуть бути змінені.
Важливість дати рахунка-фактури
Дата рахунку-фактури відображає час і дату, на яку було виставлено рахунок та офіційно зареєстровано операцію. Отже, дата виставлення рахунка-фактури містить важливу інформацію щодо оплати, оскільки вона визначає тривалість кредиту та термін настання рахунку. Це особливо важливо для суб’єктів господарювання, які пропонують кредит, наприклад нетто 30. Фактична дата виставлення рахунка-фактури зазвичай становить 30 днів після дати виставлення рахунку. Так само компанії пропонують клієнтам можливість повернути товари, як правило, мають кінцевий термін, який базується на певній кількості днів з моменту підтвердження покупки, як зазначено у рахунку-фактурі.
Електронне виставлення рахунків
З настанням комп’ютерної ери людям і компаніям стало простіше покладатися на електронне виставлення рахунків як альтернативу паперовим документам. Електронне виставлення рахунків, або електронне виставлення рахунків, є формою електронного виставлення рахунків для формування, зберігання та моніторингу документів, пов’язаних з транзакціями, між сторонами та забезпечення виконання умов їх угод.
Ці електронні документи можуть включати рахунки-фактури та квитанції, замовлення на купівлю, дебетові та кредитні записки, умови оплати та інструкції та квитанції про переказ. Цифрові рахунки-фактури зазвичай надсилаються електронною поштою, веб-сторінкою або додатком. До переваг можна віднести наступне:
- Постійність і стійкість до фізичних пошкоджень
- Простота пошуку та сортування за певними назвами, термінами чи датами
- Підвищена аудиторська здатність
- Можливість друкувати або відтворювати на вимогу
- Можливість збору даних та бізнес-аналітики
- Скорочення використання паперу
Електронне виставлення рахунка включає кілька технологій та варіантів введення і використовується як загальний термін для опису будь-якого методу, за допомогою якого рахунок-фактура в електронному вигляді представляється замовнику для оплати. Декілька стандартів електронного виставлення рахунків, таких як EDIFACT та UBL, були розроблені у всьому світі, щоб полегшити прийняття та ефективність.
Рахунки-фактури та кредиторська заборгованість
Рахунки відстежують продаж товару для цілей контролю запасів, обліку та оподаткування, що допомагає відстежувати кредиторську заборгованість та подібні зобов’язання. Багато компаній відправляють товар і очікують оплати пізніше, тому загальна сума заборгованості стає кредиторською заборгованістю покупця та дебіторською заборгованістю продавця.
Сучасні рахунки-фактури передаються в електронному вигляді, а не на паперовій основі. У разі втрати рахунку-фактури покупець може вимагати копію у продавця. Використання рахунку-фактури означає наявність кредиту, оскільки продавець надіслав товар або надав послугу, не отримавши готівки заздалегідь.
Короткий огляд
Рахунки-фактури відрізняються від замовлень на придбання, які створюються до замовлення замовником товару чи послуги.
Рахунки-фактури та внутрішній контроль
Рахунки-фактури є важливим елементом бухгалтерського внутрішнього контролю. Оплата за рахунком-фактурою повинна бути затверджена відповідальним керівним персоналом. Як варіант, рахунок-фактура узгоджується із замовленням на придбання, і після узгодження інформації здійснюється оплата за затверджені операції. Аудиторська фірма забезпечує тестування рахунків-фактур у відповідний звітний період під час тестування на обмеження витрат.