Ваучер
Що таке ваучер?
Ваучер – це документ, який використовується відділом кредиторської заборгованості компанії для збору та подання всіх супровідних документів, необхідних для затвердження сплати зобов’язання. Ваучер, по суті, є резервним документом кредиторської заборгованості. Кредиторська заборгованість – це короткострокові рахунки, заборговані компаніями перед продавцями та постачальниками.
Ваучер є важливим, оскільки це внутрішній механізм контролю бухгалтерського обліку, який гарантує, що кожен платіж належним чином санкціонований та що товари або послуги, що придбані, дійсно отримані.
Ключові винос
- Ваучер – це документ, який використовується підрозділом кредиторської заборгованості компанії, що містить супровідні документи для рахунку-фактури.
- Ваучер – це, по суті, резервні документи кредиторської заборгованості, що представляють собою рахунки, заборговані компаніями перед продавцями та постачальниками.
- Документи у ваучері можуть включати рахунок-фактуру постачальника, суму заборгованості, термін сплати, рахунки головної книги та квитанції про доставку.
- Усі суми непогашених ваучерів заборговані підсумовуються, і одна одноразова сума відображається як баланс до кредиторської заборгованості.
Як працюють ваучери
Компанії мають різні короткострокові фінансові зобов’язання перед постачальниками та постачальниками протягом усього звітного періоду. Можливо, компанії доведеться купувати товарні запаси чи сировину у постачальників, які використовуються у виробництві товарів компанії. По суті, постачальники надають компанії продовження кредиту, дозволяючи здійснити оплату найближчим часом, наприклад, 30, 60 або 90 днів.
Ваучер – це форма, що включає всі підтверджуючі документи, що відображають заборгованість щодо грошей та будь-які платежі постачальнику або продавцю за непогашену заборгованість. Ваучер та необхідні документи реєструються у реєстрі ваучерів. Деякі супровідні документи у ваучері можуть включати:
- Рахунок від постачальника
- Ім’я постачальника або постачальника, якому потрібно заплатити
- Умови оплати, такі як заборгованість, термін сплати та будь-які знижки, надані постачальником за дострокове оплату рахунку
- Замовлення на придбання компанії
- Квитанція про те, що товари компанія отримала від постачальника
- Головна книга рахунків, які буде використовуватися для цілей бухгалтерського обліку
- Підписи від уповноважених представників компанії про придбання та оплату
- Підтвердження оплати та дата після оплати рахунка-фактури постачальнику
Загальна сума всіх ваучерів, що мають залишки заборгованості, відображається як кредиторська заборгованість на балансі. Після оплати ваучера довідка про сплату включається у ваучер та записується як платний ваучер.
Як ваучери корисні
Ваучери компанії служать ключовим джерелом доказів при проведенні аудиту. Аудитор виконує ряд процедур, щоб визначити, якщо фінансова звітність не містить суттєвих викривлень. Ваучери підтверджують факт фактичного отримання придбаних товарів, що підтверджує твердження аудитора про те, що товари та послуги, розміщені у фінансовій звітності, справді існують. Ваучери також обґрунтовують грошові виплати фірми продавцям та документують рахунки головної книги, які використовувались для проводки операції.
Використання ваучерної системи також зменшує ризик змови працівників щодо викрадення активів компанії. Підприємства застосовують розподіл обов’язків, щоб запобігти крадіжці працівників, а це означає, що найважливіші завдання покладаються на різних людей в організації. Ваучер документує, що завдання виконують кілька людей, і створює паперовий слід, щоб аудитор міг підтвердити, що обов’язки були належним чином розділені.
Приклад ваучера
Місцевий ресторан замовляє у продавців м’ясо та рибу кожні кілька днів. Менеджер ресторану заповнює замовлення на купівлю м’яса в розмірі 30 фунтів, а власник парафує замовлення на придбання, щоб затвердити відправку. При отриманні вантажу вміст вантажу порівнюється із замовленням на замовлення, щоб переконатися, що вантаж відповідає замовленню. Ресторан заповнює квитанцію про доставку для документування процесу, а квитанція про доставку порівнюється з рахунком постачальника.
Ваучер, який є титульною сторінкою, що пояснює додані документи, включає замовлення на придбання, квитанцію про доставку та рахунок-фактуру. Сума покупки додається та записується до кредиторської заборгованості на балансі до моменту оплати. Власник перевіряє всю інформацію про ваучер перед підписанням чека.
Ваучер також включає рахунки головної книги, що використовуються для запису транзакції. Наприклад, ресторан може списати рахунок з інвентаризації м’яса та зарахувати грошовий рахунок для запису платежу. Квитанція про оплату та дата записуються, щоб показати, що ваучер був сплачений. Кредиторська заборгованість відображатиме нижчий залишок за рахунок оплати рахунка-фактури, за умови, що додаткової кредиторської заборгованості не генерується.