Інформаційна система бухгалтерського обліку (АІС)
Що таке облікова інформаційна система (АІС)?
Інформаційна система бухгалтерського обліку (АІС) передбачає збір, зберігання та обробку фінансових та бухгалтерських даних, що використовуються внутрішніми користувачами для повідомлення інформації інвесторам, кредиторам та податковим органам. Зазвичай це комп’ютерний метод відстеження бухгалтерської діяльності разом із ресурсами інформаційних технологій. AIS поєднує традиційні методи бухгалтерського обліку, такі як використання загальновизнаних принципів бухгалтерського обліку (GAAP), та сучасні ресурси інформаційних технологій.
Як застосовуються бухгалтерські інформаційні системи (АІС)
Інформаційна система бухгалтерського обліку містить різні елементи, важливі в обліковому циклі. Незважаючи на те, що інформація, що міститься в системі, різниться залежно від галузей та розмірів бізнесу, типовий АІС включає дані, що стосуються доходів, витрат, інформації про клієнтів, інформацію про працівників та податкову інформацію. Конкретні дані включають замовлення на продаж та звіти про аналіз, заявки на купівлю, рахунки-фактури, реєстри чеків, товарно-матеріальні цінності, фонд оплати праці, бухгалтерський облік, пробний баланс та інформацію про фінансові звіти.
Інформаційна система бухгалтерського обліку повинна мати структуру бази даних для зберігання інформації. Ця структура бази даних зазвичай запрограмована на мові запитів, що дозволяє маніпулювати таблицями та даними. AIS має безліч полів для введення даних, а також для редагування раніше збережених даних. Крім того, інформаційні системи бухгалтерського обліку часто є надійно захищеними платформами з профілактичними заходами щодо вірусів, хакерів та інших зовнішніх джерел, що намагаються збирати інформацію. Кібербезпека стає все більш важливою, оскільки все більше компаній зберігають свої дані в електронному вигляді.
Різні результати інформаційної системи бухгалтерського обліку ілюструють універсальність її можливостей маніпулювання даними. AIS виробляє звіти, включаючи звіти про застарілу заборгованість, на основі інформації про клієнта, графіків амортизації основних засобів та пробних залишків для фінансової звітності. Списки клієнтів, розрахунки оподаткування та рівні запасів також можуть бути відтворені. Однак листування, пам’ятки чи презентації не включаються в АІС, оскільки ці статті не мають безпосереднього відношення до фінансової звітності або бухгалтерії компанії.
Переваги бухгалтерських інформаційних систем
Міжвідомча взаємодія
Інформаційна система бухгалтерського обліку прагне взаємодіяти між різними відділами. У системі відділ продажів може завантажувати бюджет продажів. Ця інформація використовується командою управління запасами для проведення підрахунку запасів та придбання матеріалів. Після придбання товарних запасів система може повідомити дебіторську заборгованість про новий рахунок-фактуру. AIS також може обмінюватися інформацією про нове замовлення, щоб відділи виробництва, доставки та обслуговування споживачів були в курсі продажу.
Внутрішній контроль
Невід’ємною частиною інформаційних систем бухгалтерського обліку є внутрішній контроль. Політика та процедури можуть бути розміщені в системі, щоб забезпечити збереження конфіденційної інформації про клієнтів, постачальників та ділову інформацію всередині компанії. Використовуючи затвердження фізичного доступу, вимоги до входу, журнали доступу, дозволи та розподіл обов’язків, користувачі можуть обмежуватися лише відповідною інформацією, необхідною для виконання їх ділових функцій.